Dom Alat

Period skladištenja dokumenata u odeljenjskim arhivima. Čuvanje dokumenata u arhivi ustanove. Odjeljak III. Obračun dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Dana 21. septembra stupila su na snagu Pravila organizacije čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organima državne uprave, lokalne samouprave i organizacijama (odobrena naredbom Ministarstva kulture). Rusije od 31. marta 2015. br. 526 u daljem tekstu nova Pravila);

Koje su bile vaše smjernice prije izlaska novih Pravila?

Prije usvajanja novog Pravilnika, arhivi državnih organa, jedinica lokalne samouprave, organizacija (u daljem tekstu: arhivi organizacija) su se u svom radu rukovodili Osnovnim pravilima o radu organizacionih arhiva, a neki od arhiva organizacija su se koristili. veoma star dokument – Osnovna pravila za rad odeljenskog arhiva. Oba dokumenta nisu bila normativni dokumenti, ali su definisala svoj status normativnog i metodološkog dokumenta. Istovremeno, Osnovna pravila iz 1985. su zapravo imala status normativnog dokumenta, jer su odobrena naredbom Glavnog arhiva, a Osnovna pravila iz 2002. godine nisu odobrena od Saveznog arhiva, pa stoga nisu imala status normativnog dokumenta.

Iz kog razloga je, u prisustvu Osnovnih pravila iz 2002. godine, postala neophodna izrada novog, konkretno regulatornog, dokumenta o organizaciji čuvanja dokumenata u arhivima organizacija?

Činjenica je da je 2004. godine usvojen Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ (u daljem tekstu: Federalni zakon br. 125-FZ), koji je uveo mnoge novine u organizacija arhivske delatnosti u zemlji:

Ekstrakcija

iz Federalnog zakona br. 125-FZ

Član 13. Stvaranje arhiva

1. Državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga i gradskog okruga potrebni su za kreiranje arhiva za čuvanje, nabavku, računovodstvo i korišćenje arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove delatnosti.

2. Organizacije i građani ima pravo da stvara arhive za potrebe čuvanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove delatnosti, uključujući i za potrebe čuvanja i korišćenja arhivskih dokumenata koji nisu državna ili opštinska svojina.

Član 17. Nadležnost državnih organa, jedinica lokalne samouprave, organizacija i građana koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica da obezbede bezbednost arhivske dokumentacije

1. Državni organi, organi lokalne samouprave, organizacije i građani koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica dužni su da obezbede sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući i dokumentaciju o osoblju, tokom perioda njihovog čuvanja utvrđenog saveznim zakonima i drugim podzakonskim aktima Ruske Federacije, kao i spiskove dokumenata […].

Takođe, ovim Saveznim zakonom uveden je koncept vlasništva arhivskih dokumenata (dokumenti mogu biti u državnoj (savezna, svojina konstitutivnih entiteta Ruske Federacije), opštinskoj, privatnoj svojini (nevladine organizacije i pojedinci)).

Pored toga, naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. januara 2007. br. 19, Pravilnik o organizaciji skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i odobreni su opštinski arhivi, muzeji i biblioteke, organizacije Ruske akademije nauka (u daljem tekstu Pravila 2007).

Ove dvije okolnosti, kao i činjenica da Osnovna pravila nisu imala status normativnog dokumenta, natjerale su nas da se okrenemo izradi normativnog dokumenta kojim se definiše postupak čuvanja dokumenata u arhivima organizacija.

"Kakvi će biti komentari?"

Tokom izrade nacrta novog Pravilnika, dokument je dva puta bio naširoko razmatran među arhivistima:

prvi put - od strane zaposlenih u organima upravljanja arhivima u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije, državnim i opštinskim arhivima;
drugi put - od strane službenika savezne izvršne vlasti.

Više od 400 komentara stiglo je samo iz državnih i opštinskih arhiva. Svi primljeni komentari pažljivo su razmotreni, a u završnoj fazi - od strane privremene radne grupe, koja je uključivala stručnjake iz Rosarhiva i VNIIDAD-a. Treba napomenuti da je veliki broj komentara izazvan željom arhivista da što detaljnije opišu pojedine procese arhivskih tehnologija koje se koriste u obezbjeđivanju čuvanja, evidentiranja, nabavke i upotrebe dokumenata u arhivima organizacija, koje u principa, bilo nemoguće uraditi, s obzirom na status novog Pravilnika kao normativnog dokumenta.

Istovremeno, neki komentari su bili fundamentalne prirode, na primjer, napomena da u dijelu „Nabavka“ nacrta novog Pravilnika pitanje ispitivanja vrijednosti dokumenata nije dovoljno konzistentno predstavljeno, posebno zbog činjenica da su odredbe vezane za nomenklaturu predmeta isključene. S obzirom da su za sada oblik nomenklature poslova organizacije i postupak za njenu izradu utvrđeni samo u dokumentu metodološke prirode - Metodološke preporuke za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, prilikom finalizacije nacrta novog Pravilnika, odlučeno je da se u rubriku „Sbava“ uvrste osnovne odredbe o nomenklaturi predmeta, uključujući i oblik nomenklature predmeta (objedinjene i strukturne jedinice).

Svrha novih Pravila

Nova Pravila namijenjena su državnim organima, jedinicama lokalne samouprave, organizacijama koje stvaraju arhive za čuvanje, sastavljanje, evidentiranje i korištenje arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti.

Oni se ne odnose na organizaciju skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Nova pravila su normativni dokument. Njihov regulatorni status određuje strože zahtjeve za njihov sadržaj. Prethodno objavljena pravila (vidi gore) uključivala su ne samo norme (pravila, zahtjeve), već i preporuke i metode o tome kako ove norme treba primijeniti. Sve odredbe preporuke, metodološke i deskriptivne prirode isključene su iz novih Pravila. Upravo u tom dijelu nacrt ovog Pravilnika je tokom rasprave bio kritikovan od strane arhivista, koji su stalno govorili da Pravilnik treba da bude detaljan i da sadrži ne samo sama pravila, već i mehanizam za njihovu primjenu.

Struktura i sadržaj novih Pravila

Nova Pravila se sastoje od sedam sekcija:

Opće odredbe.
Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
Obračun dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima.
Organizacija korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije.
Prenos organizacione dokumentacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.
Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije.

U prilozima novog Pravilnika dat je računovodstveni i drugi oblici dokumenata koji se koriste u arhivima organizacija.

Redoslijed glavnih odjeljaka ovih Pravila odgovara Federalnom zakonu br. 125-FZ i Pravilima iz 2007. godine, iako bi, kao što su mnogi stručnjaci primijetili u fazi rasprave, logičnije bilo početi od nabavke i završiti upotrebom.

Odjeljci novih Pravila odražavaju glavne funkcije arhive organizacije:

organiziranje skladištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
računovodstvo dokumenata;
kompletiranje arhive organizacije dokumentima;
organizovanje korišćenja arhivske dokumentacije;
prenos dokumenata na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.

Osim toga, nova Pravila uključuju i odjeljak „Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promjena rukovodioca arhive organizacije“.

Bilješka

Za razliku od Osnovnih pravila iz 2002. godine, Pravila br. 526 ne sadrže odredbe koje se odnose na organizacione aspekte rada samog arhiva (nisu definisani ciljevi i zadaci arhiva, njegove funkcije, prava i sl.). Njihova glavna svrha je da uspostave zahtjeve za organizaciju procesa arhivskog skladištenja dokumenata, od kompletiranja arhive organizacije dokumentima do organiziranja korištenja dokumenata.

Pogledajmo odjeljke detaljnije.

Odjeljak I. Opće odredbe

Definiše pravni osnov za izradu i obim dokumenta, a sadrži i odredbe koje definišu neke organizacione osnove za rad arhiva organizacije.

Nova Pravila odnose se na organe vlasti, organe lokalne samouprave i organizacije - izvore nabavke državnih i opštinskih arhiva, u okviru čijeg rada se formiraju dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije (u daljem tekstu: organizacije). Odredbe ovih Pravila mogu koristiti i druge državne i nedržavne organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Na osnovu odredbi Federalnog zakona br. 125-FZ, nova Pravila propisuju da su državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga, gradskog okruga i unutargradskog okruga dužni da stvaraju arhive za čuvanje, sastavljanje, evidentiranje i korišćenje arhivske građe. dokumente koji nastaju u procesu njihove aktivnosti. Poslovi i funkcije arhive (centralnog arhiva) državnog organa, organa lokalne samouprave, organizacije - izvora nabavke državne, opštinske arhive utvrđuju se pravilnikom koji donosi rukovodilac organizacije.

Bilješka

Nova pravila se ne primjenjuju na organizaciju čuvanja, nabavke, evidentiranja i korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Odjeljak II. Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Definiše pojam arhivskog fonda organizacije i vrste arhivskih fondova organizacije.

Arhivski fond organizacije dio je dokumentarnog fonda, koji uključuje dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, dokumente o osoblju i dokumente s privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja uključeni u računovodstvene dokumente arhiva. Arhivski fond mora biti pohranjen u arhivi organizacije.

Vrste arhivskih fondova organizacije:

arhivski fond organizacije, koji se sastoji od dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
jedinstveni arhivski fond koji se sastoji od dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije formiranih u procesu rada dvije ili više organizacija i drugih arhivskih dokumenata koji imaju istorijski i/ili logički utvrđene veze jedni s drugima;
arhivska zbirka koju čine pojedinačni arhivski dokumenti različitog porijekla, objedinjeni prema jednoj ili više karakteristika (tema, autor, vrsta, predmet itd.).

Čuvanje papirne dokumentacije. Tačka 2.9 novih Pravila naglašava: arhivska dokumenta se sistematski pohranjuju u arhivskom fondu. Jedinica sistematizacije dokumenata arhivskog fonda u arhivu organizacije je jedinica za skladištenje. Pravilima se utvrđuju i znakovi sistematizacije skladišnih jedinica arhivskog fonda:

strukturni (pripadnost skladišnih jedinica strukturnim odjeljenjima organizacije);
hronološki (po periodima ili datumima kojima pripadaju skladišne jedinice);
funkcionalni, sektorski, tematski, predmetni (uzimajući u obzir funkcije organizacije, teme ili pitanja koja se tiču sadržaja skladišnih jedinica);
nominalni (prema obrascu kancelarijskog rada - vrste i vrste dokumenata);
dopisnik (za organizacije, kao rezultat prepiske sa kojima su formirane skladišne jedinice);
geografski (u skladu sa određenim teritorijama, naseljima i drugim geografskim objektima sa kojima se vezuje sadržaj dokumenata, njihovi autori, dopisnici);
autorski (po nazivima organizacija ili prezimenima građana koji su autori dokumenata).

Uspostavljaju se zahtjevi za osiguranje sigurnosti dokumenata (regulatorni (optimalni) uslovi za čuvanje dokumenata; racionalno smještanje dokumenata u arhivsko skladište; provjera dostupnosti i stanja dokumenata, postupak traženja dokumenata), uključujući karakteristike skladištenja elektronskih dokumenata

Čuvanje elektronskih dokumenata. Pravila određuju obavezne uslove skladištenja takvih dokumenata:

prisustvo u arhivi organizacije najmanje dvije kopije svake jedinice za skladištenje elektroničkih dokumenata (glavna i radna kopija moraju se nalaziti na različitim fizičkim uređajima);
dostupnost tehničkih i softverskih alata dizajniranih za reprodukciju, kopiranje, konverziju i migraciju elektronskih dokumenata, praćenje njihovog fizičkog i tehničkog stanja;
obezbeđivanje režima skladištenja elektronskih dokumenata koji sprečava gubitak, neovlašćenu distribuciju, uništavanje ili izobličenje informacija.

Format tekstualnih elektronskih dokumenata koji se prenose na čuvanje u arhivu organizacije – izvor nabavke državne i opštinske arhive – PDF/A.

Pravilima je propisano da u slučaju promjene softverskog i hardverskog okruženja i zastarjelosti kompjuterskih formata ili oštećenja medija, arhiv organizacije obavlja poslove konverzije elektronskih dokumenata u nove formate i/ili na nove medije.

Pored razmotrenih odredbi, ovaj odeljak utvrđuje postupak za proveru dostupnosti i stanja arhivskih dokumenata (klauzule 2.39-2.43), organizovanje potrage za neotkrivenim dokumentima (klauzula 2.44), postupak izdavanja dokumenata iz arhive (klauzule 2.45). -2.48), kao i postupak kojim se obezbjeđuje sigurnost arhivske dokumentacije u vanrednim situacijama (tačka 2.49).

Provjera dostupnosti i stanja papirne dokumentacije. U arhivu organizacije sprovodi komisija ili najmanje dva zaposlena najmanje jednom u 10 godina, elektronski dokumenti - najmanje jednom u 5 godina.

Prema klauzuli 2.11.5 Procedure iz 2007. godine vrše se vanredne jednokratne provjere dostupnosti i stanja svih dokumenata u arhivi organizacije ili njihovih pojedinačnih dijelova (grupa):

u slučaju elementarnih nepogoda, masovnih kretanja i drugih okolnosti, uslijed kojih može doći do gubitka ili oštećenja arhivske dokumentacije,
prilikom promjene upravitelja arhiva.

Na osnovu rezultata inspekcijskog nadzora sastavljaju se sljedeći akti:

provjera dostupnosti i stanja arhivske dokumentacije (Prilog br. 3);
o tehničkim greškama u računovodstvenim dokumentima (ako su otkrivene) (Prilog br. 4);
o pronalasku dokumenata (koji se ne odnose na ovaj fond, neobraćeni) (Prilog br. 5).

Postupak izdavanja dokumenata iz arhiva. Dokumenti se izdaju na osnovu pismene dozvole rukovodioca arhiva organizacije ili njegovog zamenika (ako je arhiv ustanova), rukovodioca strukturne jedinice organizacije (ako je arhiv strukturna jedinica):

zaposleni u strukturnim odjeljenjima organizacije;
sudskih, policijskih i drugih ovlašćenih organa na propisan način;
drugih korisnika na pisani zahtjev.

Rok za izdavanje dokumenata iz arhive ne bi trebao biti duži od:

mjesec dana - za korištenje zaposlenima u organizaciji i drugim korisnicima;
šest mjeseci - sudskim, policijskim i drugim nadležnim organima.

Moguće je produžiti rok za izdavanje dokumenata - uz dozvolu rukovodioca organizacije na osnovu pismene potvrde korisnika o očuvanju/osiguranju sigurnosti dokumenata.

Elektronski dokumenti se izdaju iz arhive u obliku elektronskih kopija ili kopija na papiru.

Dokumenti iz arhive se ne izdaju:

ako postoji fond za korišćenje;
su u nezadovoljavajućem fizičkom stanju.

Odjeljak III. Obračun dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Posvećeno pitanjima od par dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizacije.

Kako je utvrđeno u tački 3.1. novih Pravila, svi dokumenti koji se čuvaju u arhivi organizacije podliježu evidentiranju, uključujući dokumentaciju o osoblju, kopije dokumenata fonda za korištenje (ako ih ima) i popise predmeta i dokumenata.

Glavne jedinice računovodstva arhivskih dokumenata su:

Svakoj skladišnoj jedinici se dodjeljuje obračunski broj, koji je dio arhivske šifre.

Naš rječnik

Arhivska šifra- oznaka koja se u donjem lijevom uglu stavlja na svaku skladišnu jedinicu radi osiguranja knjigovodstva i identifikacije - sastoji se od: broja arhivskog fonda; brojevi popisa predmeta, dokumenata; brojevi skladišnih jedinica.

Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih na posebnom elektronskom mediju naznačena je na ulošku priloženom u koferu medija. Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih u arhivskom informacionom sistemu dio je meta-opisa (obavezni element opisa) kontejnera za elektronski dokument.

Podaci o računovodstvenim jedinicama arhive ogledaju se u knjigovodstvenim dokumentima. Nova odredba Pravila u organizaciji knjigovodstva dokumenata je odredba o raspodjeli dvije grupe knjigovodstvenih dokumenata u arhivu organizacije: glavne (obavezne) i pomoćne.

Glavni (obavezni) računovodstveni dokumenti arhive organizacije uključuju:

knjiga prijema i raspolaganja predmetima i ispravama (Prilog br. 11);
spisak fondova (Prilog br. 12);
fond fonda (Prilog br. 13);
popis predmeta i dokumenata (prilozi br. 14-16);
registar inventara (Prilog br. 19).

Obrasci za popis elektronskih dosijea dati su u prilozima br. 17, 18 novog Pravilnika.

Sastav pomoćne knjigovodstvene isprave nije regulisan svaki arhiv ima pravo da koristi kao pomoćne one računovodstvene obrasce koji su mu potrebni u vezi sa specifičnostima dokumenata u čuvanju ili iz drugih razloga.

Pravila također utvrđuju da arhiva organizacije može voditi evidenciju u automatiziranom načinu koristeći računovodstvene baze podataka (DB) (vidi klauzulu 3.13). Računovodstvene baze podataka arhiva organizacije - izvora nabavke državnog (opštinskog) arhiva moraju biti kompatibilne sa odgovarajućim računovodstvenim bazama podataka državnih (opštinskih) arhiva i organa za upravljanje arhivima.

Odjeljak IV. Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima

Posvećeno pitanja kompletiranja arhive organizacije dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima. Kompletiranje arhive organizacije je sistematsko popunjavanje arhive dokumentima iz strukturnih odjela organizacije.

Utvrđeno je da dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije i dokumenti sa privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, uklj. dokumenti o osoblju prenose se u arhiv organizacije najkasnije godinu dana, a najkasnije tri godine nakon završetka kancelarijskog posla. Izuzetak se pravi za dokumente o osoblju državnih civilnih i opštinskih službenika koji su otpušteni iz službe - oni se prenose u arhiv organizacije nakon 10 godina od datuma otpuštanja zaposlenih.

Bilješka

Predmeti sa rokovima privremenog čuvanja (do 10 godina uključujući), kao što je to već dugo bila praksa u radu organizacionih arhiva, ne prenose se u arhivu, a po isteku roka čuvanja perioda, podliježu uništavanju na propisan način.

Nova Pravila predviđaju da se predmeti prenose u arhiv organizacije nakon provjere njihove vrijednosti. Iz tog razloga, ovaj odjeljak utvrđuje proceduru za provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, pripremu predmeta za predaju u arhivu organizacije, sastavljanje inventara poslova strukturnih odjela, na osnovu kojih se predmeti prenose u arhivu organizacije. , te također naglašava da je prije nego što se na propisan način izvrši ispitivanje vrijednosti dokumenata, zabranjeno uništavanje dokumenata.

Odredbe ovog odjeljka skreću pažnju na činjenicu da se popisi dosijea za trajno skladištenje i osoblja, akti za uništavanje dokumenata razmatraju na sjednici stručne komisije (EK) organizacije, po pravilu, istovremeno. Na osnovu rezultata pregleda, EK koordinira popise predmeta, dokumenata trajnog skladištenja i osoblja, te djeluje o dodjeli dokumentacije za uništavanje.

Organizacije - izvori nabavke državnog (opštinskog) arhiva dostavljaju popise dokumenata na trajno čuvanje i po kadrovima (godišnji odsjeci), dogovorene sa EK organizacije, na razmatranje stručnoj verifikacionoj komisiji (EPK) arhivske ustanove:

trajni rok trajanja - za odobrenje;
u pogledu osoblja - na odobrenje.

Nakon što je popis predmeta i dokumenata odobren i usaglašen od strane EPK, ove popise i akt o izdvajanju za uništavanje dokumentacije koja ne podliježe čuvanju odobrava rukovodilac organizacije. Nadalje, predmeti koji su zakonom određeni za uništavanje mogu se uništiti.

Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije ne bi trebale da usklađuju popise dosijea osoblja sa EPC arhivske ustanove.

Bilješka

Tačkom 4.13 novih Pravila utvrđeno je da se elektronski fajlovi sa isteklim rokovima čuvanja podležu izdvajanju radi uništavanja na opštem osnovu, nakon čega se fizički uništavaju ili uništavaju softverom i hardverom sa odgovarajućom oznakom u aktu.

Posebna pažnja u ovom dijelu Pravila posvećena je nomenklaturi poslova organizacije. Prema glavnim odredbama to:

objedinjuje klasifikaciju (grupiranje) izvršenih dokumenata u dosijee (elektronske datoteke) i glavni je računovodstveni dokument koji odražava sastav i organizaciju dokumentarnog fonda organizacije;
je osnova za sastavljanje popisa predmeta, dokumenata sa stalnim i privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, kao i za evidentiranje predmeta sa rokovima privremenog (do zaključno 10 godina);
izrađuje se na osnovu standardnih, odeljenskih i drugih spiskova dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja, drugih regulatornih pravnih akata, kao i standardne i približne nomenklature predmeta;
sačinjen na propisanom obrascu (Prilog br. 25) na osnovu nomenklatura poslova strukturnih odjeljenja (Prilog br. 26).

Organizacije koje su izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva jednom u pet godina dogovaraju nomenklaturu dosijea sa Centralnim izvršnim komitetom (IK) organizacije i dostavljaju je na odobrenje nadležnom EPK ili državnom (opštinskom) arhivu, u u skladu sa ovlašćenjima koja su joj data. Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije samostalno odobravaju nomenklaturu dosijea.

Pravila uspostavljaju red priprema za prenos elektronskih dokumenata u arhivu organizacije. Posebno je predviđeno da se sastavljaju posebni inventari za jedinice skladištenja elektronskih dokumenata trajnog čuvanja, privremenih (preko 10 godina) perioda čuvanja, uklj. od strane osoblja. Obrasci za popis elektronskih predmeta, kao što smo već rekli, dati su u prilozima br. 17, 18 novog Pravilnika.

Odjeljak V. Organizacija korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije

Ovaj odjeljak utvrđuje standarde u pogledu organizacije korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije. Glavne odredbe Pravila u ovom dijelu su sljedeće:

Za tvoju informaciju

Novim Pravilima utvrđuju se oblici korišćenja arhivske dokumentacije. Glavni su:

informatička podrška zaposlenima u organizaciji;

izvršenje zahtjeva korisnika, uklj. zahtjevi građana socijalne i pravne prirode;

izdavanje dokumenata i dosijea na privremeno korišćenje, obezbeđivanje kopija arhivske dokumentacije na zahtev korisnika, uklj. u obliku elektronskih dokumenata.

Posebna pažnja u novim Pravilima posvećena je organizaciji rada sa zahtjevima korisnika. Definirano:

vrste zahtjeva (tematski i društveno-pravni);
zahtjevi za pismeni zahtjev (njegova forma, sastav podataka koji moraju biti sadržani u zahtjevu);
postupak obrade zahtjeva (vremenski okviri za registraciju, razmatranje, prosljeđivanje neosnovnih zahtjeva, priprema odgovora na zahtjeve korisnika u vidu arhivirane potvrde, arhiviranog izvoda i arhivirane kopije);
Karakteristike organizacije rada sa zahtjevima primljenim putem interneta.

Novim Pravilnikom su definisani slučajevi u kojima arhiv može odbiti izdavanje arhivske dokumentacije:

dostupnost upotrebnog fonda;
loše fizičko stanje dokumenata;
dokumentacija nije podvrgnuta naučnom opisu i tehničkom projektovanju (prije završetka ovih radova);
ograničenja upotrebe utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije ili osnivača fonda.

R Odjeljak IV. Prenos organizacione dokumentacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv

Utvrđuje postupak prenosa organizacionih dokumenata na čuvanje u državni (opštinski) arhiv. Ovaj odjeljak utvrđuje da:

organizacije - izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva, nakon isteka privremenog skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije u arhivu organizacije, prenose ih na trajno skladištenje u odgovarajući državni (opštinski) arhiv u u skladu sa Pravilima br. 19;
Državne i nedržavne organizacije koje nisu izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva mogu prenijeti dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, nastale u njihovoj djelatnosti, državnim (opštinskim) arhivima na osnovu sporazuma.

Nova Pravila utvrđuju proceduru za prenos dokumenata. Naglašavaju da se dokumenti prenose na trajno čuvanje u urednom stanju sa odgovarajućim naučnim referentnim aparatom, a predaja dokumenata u državni (opštinski) arhiv ozvaničava se aktom o prijemu i predaji dokumenata na čuvanje (Prilog br. 30). ).

Odjeljak VII. Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije

Definira redoslijed prenos dokumenata tokom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije. Ovaj odjeljak utvrđuje da je prijenos dokumenata likvidiranoj organizaciji odgovornost komisije koja se formira za prijenos poslova i imovine.

Prilikom likvidacije organizacija koje su izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva, u komisiju za likvidaciju uključuje se predstavnik državnog (opštinskog) arhiva.

Kada dođe do promjene rukovodioca arhiva organizacije (osobe odgovorne za arhiv organizacije), prijem i prenos dokumenata iz arhivskog, računovodstvenog i naučno-referentnog aparata na njih vrši se na osnovu akta.

Sažetak

1. Nova pravila su skup propisa koji pokrivaju sve glavne procese koje obavlja arhiv organizacije:

organizacija skladištenja dokumenata,
računovodstvo dokumenata u arhivi,
kompletiranje arhive sa dokumentima
korišćenje arhivskih dokumenata.

2. S obzirom na to da su ova Pravila normativni dokument, moguće je da se u procesu njegove primjene u praksi može javiti potreba za metodološkim dopunama dokumenta (izrada preporuka, metodoloških preporuka za Pravila u cjelini ili pojedine dijelove Pravilnika). pravila).

3. Osnovna fundamentalna razlika između novih Pravila i drugih dokumenata je u tome što su ova Pravila normativni dokument. Osnovna pravila iz 2002. godine su po prirodi savjetodavna. Osnovna pravila iz 1985. bila su normativni i metodološki dokument. Iz tog razloga, nova Pravila su mnogo manjeg obima: sadrže samo one odredbe (pravila, zahtjeve) koje se moraju primjenjivati bez izostanka. Sve ostalo - odnosno kako to učiniti - prepušteno je arhivarima.

4. Možemo reći da ima manje zahtjeva. Smanjen je broj obrazaca dokumenata koji su obavezni. Ranije ih je bilo više od 40: u Osnovnom pravilniku broj 263 - 44 formulara, u Osnovnom pravilniku - 48, sada, u novom pravilniku - 30. To znači da arhivi po potrebi mogu koristiti svoje obrasce. U praksi je to bio slučaj.

5. Nova Pravila su prvenstveno namenjena organizacijama koje su izvori nabavke državnih i opštinskih arhiva, ali to nije direktno navedeno u dokumentu, pa je ispravnije reći da su pravila upućena organizacijama koje imaju svoje arhive. .

Odobreno naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 5. septembra 1985. br. 263 (u daljem tekstu: Osnovna pravila iz 1985. godine). Zapravo, oni su izgubili snagu objavljivanjem Naredbe br. 526 Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. kojom su odobrena nova Pravila koja razmatramo u članku.

Uvod

1.1 Obrada predmeta

1.3 Dizajn poklopca kućišta

1.4 Sastavljanje inventara predmeta

Zaključak

Uvod

Sistem za skladištenje informacija počeo je da se formira istovremeno sa formiranjem sistema poslovnog pisanja. Arhivski poduhvat može proslaviti nekoliko „rođendana“, u zavisnosti od gledišta određenog istoričara.

Pojavom prvih dokumenata pojavio se i zadatak čuvanja ovih dokumenata, a larnik, odgovoran za sigurnost dokumenata i njihovo „pričvršćivanje“, može se smatrati prvim arhivarom.

Pojavom sistema državnih institucija – naloga, značajno je unaprijeđen sistem čuvanja, evidentiranja i korištenja dokumenata. 16. jul 1712. je poseban datum u istoriji arhivskog posla, povezan sa dekretom o stvaranju prvog arhiva u državi od predmeta i „presuda“ vladinog Senata. Tokom XVIII - XIX vijeka. Broj istorijskih arhiva je rastao, tražila se najbolja šema za njihovu sistematizaciju - arhivi su se stvarali, spajali, preraspodelili, a ponekad i likvidirali. Prvi spomen namjernog prikupljanja pohranjenih dokumenata datira iz 1829. godine, kada je Nikola 1. ostavio rezoluciju „Sredi ono što je važno odnijeti, ostalo se može uništiti“. Dekret koji je postavio temelje nacionalnog sistema arhivskog posla u Rusiji izdat je 1. juna 1918. godine „O reorganizaciji i centralizaciji arhivskog posla u RSFSR-u“.

Nakon raspada SSSR-a, učesnici Zajednice nezavisnih država su 6. juna 1992. zaključili Sporazum o sukcesiji u odnosu na nekadašnje arhive SSSR-a. U skladu sa usvojenim dokumentom, Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a prestala je postojati, a svi centralni državni arhivi SSSR-a ušli su u sistem Ruskog državnog arhiva.

Poglavlje I. Priprema dokumenata za arhivsku pohranu

1.1 Obrada predmeta

Firme, institucije i preduzeća u toku svoje delatnosti dobijaju i kreiraju veliki broj dokumenata. Nakon njihove upotrebe u operativnim aktivnostima za rješavanje tekućih problema, na prvom mjestu dolazi funkcija dokumenta – akumulacija i skladištenje informacija. Dokumenti postaju čuvari informacija, potreba za kojima se može ponovo pojaviti nakon određenog vremena, tj. djeluju kao sjećanje na instituciju.

Brza pretraga i upotreba takvih dokumenata moguća je samo uz njihovu jasnu klasifikaciju. Najjednostavnija klasifikacija dokumenata je grupiranje u predmete. Državni standard definiše slučaj kao „skup dokumenata ili dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast aktivnosti i smeštenih u jednu koricu“. Predmeti se smatraju pokrenutim od trenutka kada je u njih uključen prvi izvršeni dokument. Formiraju se u strukturne jedinice i tamo se čuvaju do predaje u arhivu ustanove. Završna faza rada sa dokumentima u tekućem kancelarijskom radu je obrada fajlova za njihovo naknadno skladištenje i korišćenje. U strukturnim odjeljenjima dokumenti se moraju čuvati još godinu dana nakon isteka tekuće godine. U tom periodu se često kontaktiraju za informacije. Nakon ovog perioda, predmeti se moraju obraditi i predati u arhivu ustanove.

Obrada predmeta za čuvanje obuhvata provođenje ispitivanja naučne i praktične vrijednosti dokumenata, evidentiranje predmeta, sastavljanje inventara predmeta sa stalnim i dugoročnim rokovima čuvanja. U velikim ustanovama ovaj rad se odvija pod kontrolom i uz metodološku pomoć arhivskog osoblja ustanove.

Skup detalja dokumenta odražava njegovu formu. Dakle, da bi dokument ispunio svoju svrhu, mora biti sastavljen u skladu sa formom usvojenom za ovu kategoriju dokumenata. Njihova pravna snaga zavisi od kompletnosti i kvaliteta izrade dokumenata, jer služe kao dokaz i potvrda konkretnih činjenica, pojava i događaja.

Rezolucija Državnog standarda Rusije od 31. jula 1997. br. 273 je usvojena i stupila na snagu 1. jula 1998. GOST R 6-30.97. "Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije." Ovaj standard definira sastav detalja organizacionih i administrativnih dokumenata, pravila za njihovo izvođenje, njihovu lokaciju na dokumentima, zahtjeve za izradu obrazaca, zahtjeve za evidentiranje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, kaputa oružja konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Rezolucija. Rešenjem se daju uputstva za provođenje odluke, uredbe i sl., upisana u dokument. Rešenje se na dokumentu ispisuje od strane nadležnog službenika i sadrži imena izvršilaca, sadržaj naloga, rok za izvršenje, potpis i datum.

Ako u rješenju postoji više imena, navodi se odgovorni izvršilac, a ako nema takvih uputstava, izvršilac je lice koje je prvo navedeno u rješenju. Na dokumentima za koje nisu potrebna dodatna uputstva za izvršenje, u rešenju se navodi izvršilac, potpis autora rešenja i datum. Dozvoljeno je sastavljanje rezolucije na posebnom listu.

Tekstovi dokumenata su napisani na ruskom jeziku kada se šalju na:

organima savezne vlade, državnim organima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

preduzećima, organizacijama i njihovim udruženjima koja nisu pod jurisdikcijom datog sastavnog entiteta Ruske Federacije ili se nalaze na teritoriji drugih konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Tekstovi dokumenta mogu biti predstavljeni u obliku upitnika, tabele, povezanog teksta ili njihove kombinacije.

Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navode se razlozi, razlozi i svrhe za sastavljanje dokumenta. U drugom - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati samo završni dio.

U tekstu dokumenta pripremljenog na osnovu dokumenata drugih organizacija ili ranije objavljenih dokumenata, navode se njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije, autor dokumenta, datum dokumenta, njegov registarski broj, naslov na tekst.

1.2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata

Ispitivanje vrijednosti dokumenata u kancelarijskom radu vrši se prilikom sastavljanja spiska predmeta i njihovog formiranja. Organizovanje i sprovođenje ispitivanja vrednosti dokumenata, odabir i pripremanje za predaju u državnu pohranu, kao i kontrolu ispravnosti pripisivanja dokumenata različitim predmetima i pružanje metodološke pomoći u sprovođenju ispitivanja vrednosti dokumenta, formiraju se stalne stručne komisije (EPK). U pripremi je propis koji definiše njegove funkcije, prava i procedure rada.

Pored organizovanja godišnjeg odabira dokumentacije za čuvanje, stručne komisije su zadužene za: pregled godišnjih odjeljaka dosijea za trajno, dugoročno (preko 10 godina) čuvanja, uključujući kadrovsku evidenciju, akte o dodjeli za uništavanje dokumentima i spisima koji ne podležu daljem čuvanju, o nenadoknadivoj šteti na dokumentima trajnog čuvanja i o neotkrivanju predmeta koji podležu predaji u državno skladište; pitanja o prihvatanju dokumenata ličnog porijekla za čuvanje odjela; priprema i dostavljanje EPC-u prijedloga za utvrđivanje i promjenu roka čuvanja dokumenata; pregled spiskova dokumenata, spiskova predmeta, uputstva za kancelarijski rad i dr.

Odabir dokumenata za skladištenje ili uništenje rezultat je ispitivanja vrijednosti dokumenata.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata vrši se u nekoliko faza, počevši od sadašnjeg kancelarijskog posla pa do državnog arhiva.

Prva faza u određivanju vrijednosti dokumenata može se smatrati sastavljanjem nomenklature predmeta, kada su rokovi skladištenja dokumenata koji se stvaraju takoreći unaprijed određeni.

Drugi put ispitivanje vrijednosti samih dokumenata vrši se dvije godine kasnije, kada dokumenti više nisu u funkciji, prilikom pripreme dokumenata za dugoročno čuvanje ili predaju u arhivu ustanove.

Po treći put se ponovo razjašnjava vrijednost dokumenata kada se iz arhive ustanove prenesu na trajno čuvanje u državni arhiv.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata u institucijama vrši se pod rukovodstvom stručne komisije (EK) koja djeluje stalno, au velikim institucijama postoje centralne stručne komisije (CIK) koje objedinjuju i koordiniraju rad EK strukturnih divizije.

Procedura za organizovanje rada Centralne izborne komisije (IK) i njene funkcije definisani su „Osnovnim pravilima za rad Odjeljenjske arhive“. EK se formira po nalogu menadžera iz reda kvalifikovanih radnika sa velikim radnim iskustvom, šefova ureda, arhive odjela i šefa računovodstvenog odjela (3-5 ljudi). U malim firmama, EK uključuje sekretara i računovođu.

Zadaci EK (CEK):

dokument arhive odjeljenja

razmatranje nacrta nomenklature poslova institucija i njenih strukturnih podjela;

organizovanje godišnje selekcije dokumenata za skladištenje i uništavanje;

razmatranje godišnjih sekcija inventara trajnih skladišta i inventara privremenih skladišnih predmeta (preko 10 godina), uključujući i za osoblje itd.

Ispitivanje naučne i praktične vrijednosti dokumenata treba provoditi sistematski. Specifični rokovi skladištenja dokumenata utvrđuju se korišćenjem spiskova dokumentarne građe koju su posebno izradile i odobrile arhivske institucije, navodeći rokove skladištenja za različite kategorije dokumenata.

Arhivske institucije su izradile standardne liste. Oni utvrđuju rokove skladištenja dokumentacije koji su tipični za većinu institucija, organizacija i preduzeća i odražavaju opšte funkcije i pitanja njihovih aktivnosti (upravljanje, kontrola, planiranje, računovodstvo, izvještavanje, finansiranje, organizacija rada, nabavka i prodaja proizvoda).

U zavisnosti od značaja dokumenata, rokovi njihovog čuvanja se određuju trajno ili privremeno (1, 3, 5, 10, 15, itd. godina). Rok se računa od 1. januara godine koja slijedi nakon godine okončanja predmeta.

Za određeni broj dosijea osoblja, na listi je naznačen period čuvanja od “75 godina EKP-v”, tj. Pretpostavlja se da se uzima u obzir starost osobe, trajanje čuvanja takvog fajla je jednako razlici od 75 godina minus starost osobe.

Odabir dokumenata za trajno skladištenje vrši se na osnovu nomenklature dosijea preduzeća sa obaveznim pregledom spisa stranica po list. Prilikom pregleda dosijea sa stalnim rokom čuvanja, oduzimaju se duplikati dokumenata, nacrti, neoblikovane kopije dokumenata i dokumenata sa privremenim rokom čuvanja. Ukoliko se u predmetu otkrije da se uz isprave trajnog čuvanja u njemu nalazi i značajan broj isprava o privremenom čuvanju, predmet se preformatira i isprave trajnog čuvanja odvajaju od dokumenata o privremenom čuvanju. Ako datoteka sadrži dokumente privremenog čuvanja, ali različite vrijednosti, sa različitim rokovima čuvanja, za najvrjedniju dokumentaciju se postavlja rok čuvanja za cijelu datoteku, tj. više. Istovremeno se vrši selekcija dokumenata i dosijea za privremeno (do 10 godina) čuvanje sa isteklim rokovima skladištenja.

Postoje 4 grupe slučajeva:

trajno čuvanje, podložno naknadnom predaju u državni arhiv;

dugotrajno čuvanje u arhivi ustanove (preko 10 godina);

privremeno skladištenje (do 10 godina);

podliježe uništenju zbog isteka roka skladištenja.

Organizacija je dužna sistematski opisivati dokumente o osoblju i dokumente privremenog skladištenja (preko 10 godina), osigurati njihovu sigurnost i računovodstvo.

Na osnovu rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata sastavljaju se popisi dosijea za trajno i privremeno (preko 10 godina) čuvanja, kao i akti o dodjeli spisa na uništavanje.

Upis predmeta je kompleks radova na njegovoj preregistraciji, numerisanju listova, izradi overenog upisa i internom popisu dokumenata. Počinje od momenta ovjere predmeta u kancelariji i završava se u procesu pripreme za predaju u arhivu odjela nakon isteka kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren. Evidentiranje predmeta vrše službenici službe kancelarijskog upravljanja. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili djelimična registracija predmeta. Trajno, dugoročno (preko 10 godina) skladištenje i dosijei osoblja podliježu potpunoj registraciji. Predmeti privremenog (do zaključno 10 godina) podliježu djelimičnom evidentiranju, mogu se skladištiti u registratorima, bez interne presistematizacije dokumenata, bez numeracije i bez sastavljanja ovjere.

Predarhivska priprema datoteka uključuje dvije glavne operacije: registraciju i opis dosijea. Upis predmeta vrši lice odgovorno za rad sa dokumentima. U zavisnosti od vrednosti dokumenata i, shodno tome, perioda čuvanja dosijea, vrši se potpuna ili delimična (pojednostavljena) registracija dosijea. Slučajevi privremenog (uključivo do 10 godina) skladištenja podliježu pojednostavljenoj registraciji. Prije svega, njihovo prisustvo se otkriva u skladu s nomenklaturom slučajeva. Datoteke se provjeravaju na ispravnost formatiranja, ostaju na registratorima, listovi nisu numerisani, ne sastavljaju se ovjerene zabilješke, sistematiziraju se prema nomenklaturi dosijea i dostavljaju u arhiv. Glavna pažnja je usmjerena na slučajeve trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) perioda skladištenja i kadrovska pitanja. U skladu sa zahtjevima „Sistema upravljanja državnom dokumentacijom“ i „Osnovnih pravila za rad odsječnog arhiva“, vrši se njihova potpuna registracija koja uključuje:

preuređivanje dokumenata predmeta u direktnom hronološkom redu od januara do decembra;

arhiviranje ili uvezivanje fajlova;

numerisanje listova;

sastavljanje certifikacijske zabilješke (ovjerovni list) predmeta;

izrada internog popisa dokumentacije predmeta (po potrebi);

registracija svih detalja omota kućišta.

1.3 Dizajn poklopca kućišta

Prilikom pripreme omota dosijea za trajno, dugotrajno (preko 10 godina) čuvanje i za osoblje, moraju se navesti sljedeći podaci: naziv institucije i njena neposredna podređenost; naziv strukturne jedinice, indeks predmeta; bilješke na dokumentima predmeta (za trajna pohranjivanja predmeta koji sadrže posebno vrijedne dokumente); datum predmeta (volumen, dio); broj listova u fajlu; period čuvanja dosijea; arhivska šifra predmeta. Pored toga, na koricama dosijea trajnog čuvanja predviđen je prostor za naziv državnog arhiva i ustanove.

Posebno treba napomenuti da se arhivska šifra na koricama dosijea trajnog skladištenja stavlja mastilom u arhivu odeljenja tek nakon što predmeti budu uključeni u godišnje sekcije zbirnih inventara predmeta koje odobrava EPC relevantne državne institucije. arhivske službe (prije toga je zalijepljen olovkom). Arhivski kodovi na koricama sanduka za dugotrajno (preko 10 godina) skladištenja i za osoblje se štampaju mastilom nakon što su predmeti uključeni u godišnje sekcije sažetih inventara predmeta koje je odobrio Centralni izvršni komitet (EK) institucije, dogovoreno sa EPC relevantne institucije državne arhivske službe (za popis predmeta za osoblje) i odobreno od strane rukovodioca ustanove.

Prilikom popunjavanja detalja korica padeža, moraju se poštovati sljedeći zahtjevi: naziv institucije je napisan u cijelosti, s naznakom podređenosti u nominativnom padežu, ili je naznačen njen službeno prihvaćen skraćeni naziv; naslov i broj kofera se prenose na korice iz nomenklature (preporučljivo je da se potonji stavi na hrbat kućišta radi lakšeg traženja kutija kada se pohranjuju okomito).

Na kraju službene godine daju se potrebna pojašnjenja dizajna poklopca kofera za trajno ili dugotrajno (preko 10 godina) skladištenja. Ako je promijenjen naziv ustanove (višeg odjeljenja, strukturne jedinice) ili je predmet prebačen na drugu ustanovu (strukturnu jedinicu), na omot se dodaje naziv ove ustanove strukturne jedinice). Naziv predmeta na koricama prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, dogovorene sa EPC nadležne institucije državne arhivske službe. U potrebnim slučajevima (na primjer, ako naslov na naslovnici ne odražava sadržaj dokumenata u predmetu), dodaju se dodatne informacije i pojašnjenja.

U zaglavljima predmeta koji sadrže kopije dokumenata mora se naznačiti njihov broj kopije. Autentičnost spisa predmeta nije navedena u naslovu. Ako se podatak o broju kopije dokumenata odnosi na sve dokumente u predmetu, onda se isti stavljaju iza naslova (u red, nakon tačke, velikim slovom), a ako se podatak odnosi na dio dokumenata ili jednom od njih, onda se pišu nakon opisa dokumenata (u zagradama sa malim slovom). Ako se u predmetu nalazi više tomova (dijelova), opći naslov predmeta i naslov svake sveske (dijela) stavljaju se na korice svake sveske (dijela).

Važan detalj omota predmeta je datum predmeta, tj. godine osnivanja i okončanja predmeta u kancelarijskom radu. Ispravno datiranje predmeta zavisi od sveobuhvatnog razmatranja prirode i vrste dokumenata koji se u njima generišu. Datum predmeta koji sadrži administrativnu, kreativnu i drugu dokumentaciju (izvještaji, transkripti, pisma i sl.), za koji je važno precizno datiranje, kao i predmeti koji se sastoje od više tomova (dijelova) su krajnji datumi dokumenata, tj. e. datum, mjesec, godina registracije (sastavljanja) najranijeg i najkasnijeg od dokumenata uključenih u predmet.

Datum predmeta koji sadrži zapisnike sa sjednica kolegijalnih tijela, komisija i sl. jesu datum sastavljanja prvog i posljednjeg zapisnika ili datum njihovog usvajanja (ako su odobreni). Datum ličnog dosijea je datum potpisivanja naloga za prijem i razrešenje lica za koje je otvoren.

Na kraju svakog slučaja trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) skladištenja, radi obračuna količine i fiksiranja karakteristika numeracije listova, na posebnom listu sastavlja se certifikacijski natpis u kojem se navodi broj numerisani listovi se označavaju brojevima i slovima i posebno kroz znak „+“ (plus) - broj listova internog inventara (ako ih ima). Ovjera je ispisana čitko, sa naznakom pozicije sastavljača, datuma sastavljanja i potpisana od strane sastavljača sa prepisom potpisa. Naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (nedostatak dokumenata, dopuna novih dokumenata, zamjena originalnih dokumenata kopijama i sl.) se evidentiraju u ovjeri sa pozivom na relevantni akt.

Za određene kategorije dosijea sa stalnim i dugoročnim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, čije evidentiranje je zbog specifičnosti dokumentacije koja se u njima nalazi (naročito vrijedni lični, sudski i istražni dosijei, slučajevi dodjele akademskih zvanja i dodeljivanje akademskih zvanja, slučajevi autorskih sertifikata i patentnih pronalazaka i sl.), kao i dokumenata formiranih po vrstama, čiji naslovi ne otkrivaju njihov specifičan sadržaj, sastavlja se interni popis dokumenata.

1.4 Sastavljanje inventara predmeta

Državni standard "Kancelarija i arhiviranje. Pojmovi i definicije" definiše inventar kao arhivski priručnik koji sadrži sistematsku listu skladišnih jedinica, a namijenjen je i njihovom evidentiranju i objedinjavanju sistematizacije."

Inventar, dakle, služi kao glavni računovodstveni i referentni alat u kancelarijskom i arhivskom radu. Prije unošenja potpuno završenih predmeta u inventar, oni se sistematiziraju, tj. raspoređeni po strogo definisanom redosledu.

Za evidentiranje dokumenata određenih kategorija trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, što je uzrokovano specifičnostima ove dokumentacije (nalozi za osnovnu djelatnost, lični dosijei, dosijei za autorska prava i sl.), sastavlja se i interni popis . Interni popis spisa predmeta mora se sačiniti iu slučajevima stalnog i privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, formiranog prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenata. Budući da se evidencija za trajno čuvanje, dosijei sa rokom čuvanja preko 10 godina i dosijei o osoblju sastavljaju posebno, sistematizacija dosijea se vrši za svaku navedenu grupu posebno „Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive“. sastavljanje posebnih inventara za predmete koji se sastoje od specifičnih dokumenata karakterističnih samo za datu organizaciju (sudski istražni predmeti, naučni izvještaji, itd.) i inventara službenih publikacija.

Na kraju službene godine u popis se unose svi završeni predmeti stalnog i privremenog skladištenja koji su prošli ispitivanje vrijednosti. Popis predmeta je sistematski popis naslova predmeta, koji otkriva njihov sastav i sadržaj, utvrđuje sistematizaciju predmeta u okviru fonda i njihovo računovodstvo. Pored toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta naučnog referentnog standarda koji obezbjeđuje operativno računovodstvo predmeta i inventara.

Prije podnošenja spisa predmeta, sa njih se skidaju metalni zatvarači, ubacuje se blanko obrazac ovjerenog lista, a u slučajevima kada će se za predmet sastavljati interni popis, ubacuju se obrasci internog popisa. Svi listovi kućišta numerisani su crnom grafitnom olovkom (zabranjena je upotreba mastila ili olovaka u boji) ili brojem u gornjem desnom uglu, bez uticaja na tekst dokumenta. Interni popisni listovi su posebno numerisani. List potvrde nije numerisan. Ako predmet ima više tomova, svaki se tom posebno numeriše. List bilo kojeg formata, porubljen na jednoj ivici, numerisan je kao jedan list (čak i ako je presavijen). Dokument presavijen na pola i položen u sredini je numerisan kao dva lista. Ilustrovani materijali i fotografije numerisani su na poleđini. Koverte uložene u futrolu sa natpisima ili prilozima numerišu se nezavisno. Prilog u koverti je numerisan sledećim brojem iza koverte.

Ako se listovi preskoče ili numerišu jednim brojem, označavaju se brojevima prethodnih listova uz dodatak slova a, b, c itd. Sve ove ispravke su zabilježene na kraju slučaja u natpisu o potvrdi. Ako se napravi mnogo grešaka pri numerisanju listova, brojevi se precrtavaju i ceo slučaj se ponovo numeriše. Na kraju kućišta, kako bi se uzeo u obzir broj listova na posebnom ovjerovnom listu kućišta, sastavlja se certifikacijski natpis u kojem je broj listova označen brojevima i riječima, a sve karakteristike u preciziraju se numeracija i fizičko stanje dokumenata u predmetu.

Obrasci certifikacijskih listova nisu identični, ali je sastav podataka unesenih u obrasce isti.

Za predmete sa posebno vrednim dokumentima, lične, sudske i istražne predmete, slučajeve dodele akademskih stepena i zvanja, slučajeve autorskih sertifikata i patenata itd. u pripremi za predaju u arhiv, ako se ne održava u roku od godinu dana, sastavlja se interni popis dokumenata. Takođe se preporučuje sastavljanje internog popisa za predmete čiji naslovi ne otkrivaju u potpunosti sadržaj dokumenata. U tom slučaju će interni inventar olakšati korištenje dokumentacije predmeta i traženje potrebnih informacija.

Po završetku internog popisa predmeta sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojevima i slovima navodi ukupan broj spisa predmeta koji su obuhvaćeni popisom i broj listova popisa.

Strukturni odjeli ustanove prenose u odjeljensku arhivu dosijea trajne, dugotrajne (preko 10 godina) čuvanja i kadrovske evidencije. Prenos predmeta se vrši samo po inventarima. Uz dosijee se u arhivu prenose upisne i kontrolne kartice službe kancelarijskog rada ustanove (kancelarija, sekretarijat, opšti odjel itd.). Naslov svake datoteke je uključen u inventar.

Ispravnost formiranja i izvršenja predmeta, usklađenost njihovog broja sa inventarom i nomenklaturom predmeta provjerava zaposlenik arhiva unaprijed, u fazi pripreme predmeta za predaju u arhivu odjela po strukturnim jedinicama. Ako se utvrde nedostaci u formiranju i izvršavanju predmeta, zaposleni u strukturnim odjeljenjima dužni su da ih otklone.

Poglavlje II. Dostava dosijea u arhivu odjeljenja

Od momenta osnivanja do predaje u arhivu odjeljenja, spisi se čuvaju u radnim prostorijama ili u prostorijama posebno određenim za ovu namjenu. Futrole se postavljaju u ormare koji se zaključavaju, koji treba da obezbede sigurnost dokumenata, i postavljaju se sa bodljama okrenutim prema van.

Dokumenti se mogu oduzimati i izdavati iz trajnih skladišta samo u izuzetnim slučajevima (npr. na zahtjev pravosudnih istražnih organa) uz dozvolu rukovodioca ustanove. U tom slučaju, u spis mora biti uključena tačna ovjerena kopija dokumenta i izjava o razlozima za oduzimanje originala. Kopije i izvodi iz dokumenata za upotrebu u radu ustanove ili u interesu pojedinih građana izrađuju se uz dozvolu rukovodstva ili službenika kojima je takvo pravo dato odgovarajućim resornim uputstvima.

Za sigurnost dokumenata koji su u fazi kancelarijskog rada odgovorni su šef kancelarije, sekretar, referent i dr. Moraju obezbijediti kontrolu sigurnosti dokumenata u strukturnim jedinicama i pojedinačnim izvršiocima, te blagovremeno izvještavati rukovodstvo ustanove o svim prekršajima.

Dostava predmeta iz strukturne jedinice u arhiv ustanove, ako postoji, vrši se prema rasporedu koji sačinjava arhiv, usaglašava sa rukovodiocima strukturnih jedinica i odobrava rukovodilac ustanove. Ovaj posao se mora obavljati godišnje. Predmeti sa trajnim rokovima čuvanja, rokovima čuvanja preko 10 godina i kadrovskom evidencijom arhiva prima po popisima.

Predmete prima službenik arhive odjeljenja u prisustvu službenika strukturne jedinice. U ovom slučaju, na oba primjerka inventara uz svaki predmet upisuje se zabilješka o njegovom prisustvu. Nakon prijema svih predmeta po popisu, na kraju svakog primjerka inventara, potpisuje se ovjera u kojoj se brojevima i riječima navodi stvarni broj predmeta predatih u arhiv i broj nedostajućih predmeta, ako ih ima. Pod potpisom ovjere stavlja se datum prijema i ustupanja predmeta i potpisi lica koja su to izvršila.

Spisi, ovjereni inventarom, biraju se i povezuju u arhivske snopove debljine do 20 cm. Predmete u odjeljensku arhivu dostavljaju zaposleni u strukturnoj jedinici. Uredi, zajedno sa dosijeima, prenose registarske i kontrolne dosijee u arhivu odjeljenja, uključujući ih u inventar.

Predmeti privremenog čuvanja (do 10 godina) prenose se u arhivu odjela prema nomenklaturi predmeta. Budući da u mnogim ustanovama arhivi nemaju dovoljno prostora, „Osnovna pravila arhivske građe odeljenja“ dozvoljavaju čuvanje ovih dosijea „od strane službe centralnog upravljanja ili u strukturnim jedinicama“ do isteka roka njihovog čuvanja, nakon čega se oni čuvaju. podliježu uništavanju na propisan način.

U novonastalim privrednim društvima sekretar mora nakon dvije godine izvršiti potrebnu obradu predmeta i prenijeti ih u drugi kabinet, koji čini početak buduće arhive preduzeća.

2.1 Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku

Prelaskom kancelarijskog rada na kompjuterizovane tehnologije postavlja se pitanje racionalizacije i organizacije skladištenja dokumenata kreiranih u elektronskom obliku.

Dokumente u elektronskom obliku mogu kreirati zaposleni u organizaciji na računarima, primati ih e-poštom ili pretvoriti u elektronski oblik (skeniranjem) iz tradicionalnog papirnog oblika. Kreirani ili primljeni dokument mora biti sačuvan u memoriji računara - zapisan kao datoteka na hard disk. Dokumenti se mogu pohraniti na hard disk računara, ili na posebno namjenski računar (file server), ili na prenosivi medij.

Na tvrdom disku kreiraju se folderi (direktoriji) u koje će biti smješteni dokumenti. Kao što se papirni dokumenti stavljaju u fajlove, tako se i fajlovi stavljaju u fascikle. Svaki folder može imati podfoldere unutar sebe, koji zauzvrat mogu imati svoje podfoldere. Svakoj fascikli je dodeljeno "ime". „Naziv“ treba da počinje vrstom dokumenata (naredbe, akti, izveštaji itd.), zašto je sadržaj dokumenata pojašnjen podacima o autorstvu, izdanju, dopisniku, periodu za koji su dokumenti (fajlovi) grupisani .

Trenutni kancelarijski radni fajlovi se čuvaju na čvrstom disku računara. Kada radi na mreži, korisnik može imati pristup diskovima ili direktorijumima na drugim računarima. U ovom slučaju, oni će imati serijske slovne brojeve i sa njima se može raditi kao uređaji koji se nalaze na vašem računaru. Da biste to učinili, na računaru koji sadrži potrebne resurse postavlja se dozvola za dijeljenje pristupa određenoj datoteci. Pristup se može ograničiti korištenjem lozinke za puni pristup i pristup samo za čitanje ili ograničavanjem pristupa samo određenim korisnicima. Možete unijeti lozinku da ograničite pristup folderu.

Organizacije sa velikom količinom zajedničkih dokumenata koriste namenske, visokopouzdane računare – fajl – servere – dizajnirane za kontinuirani rad i obezbeđivanje istovremenog pristupa podacima od jedinica do desetina, stotina, pa čak i hiljada korisnika.

Sva dokumenta primljena u kancelarijski promet moraju se čuvati u opštim fasciklama kreiranim u skladu sa nomenklaturom poslova jedinice (organizacije u celini) na osnovu standardnih klasifikatora.

Jedno od glavnih pitanja koje određuju uspješno korištenje računarske tehnologije u kancelariji je pouzdanost pohranjivanja dokumenata u elektronskom obliku. Sigurnost dokumenata se sastoji od:

održivo napajanje;

Rezervna kopija;

antivirusna zaštita;

prevencija i dijagnostika pomoću posebnih uslužnih programa (pomoćnih programa).

Posebnost elektronskog skladištenja je slanje dokumenata u elektronsku arhivu odmah po završetku rada sa njima u kancelarijskom radu. To vam omogućava da osigurate sigurnost dokumenata, njihovo centralizirano skladištenje, brzu pretragu i distribuirani pristup dokumentima kako putem lokalne mreže tako i putem daljinskog pristupa (telefonom i putem interneta).

Baza dokumenata se formira tokom procesa njihove registracije.

Podaci o dokumentima za prošlu godinu čuvaju se posebno i nakon što su svi dokumenti za prošlu godinu izvršeni. Baza podataka se koristi samo za referentni rad i može se kopirati na eksterni medij. U zavisnosti od količine informacija, to može biti disketa, magnetna traka, CD-ROM ili drugi arhivski medij.

Dokumenti sa trajnim i dugoročnim periodima čuvanja obično se snimaju na CD-ROM, a dokumenti sa privremenim periodima čuvanja obično se snimaju na medij koji se po isteku perioda čuvanja može obrisati i ponovo napisati.

Rokovi čuvanja dokumenata ne zavise od oblika postojanja - papirnog ili elektronskog - i određuju se posebnim imenicima - listama dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja.

Minimalni period skladištenja dokumenata utvrđen je Saveznim zakonom o O računovodstvu" - pet godina sa pravom uništavanja samo nakon revizije. Obavezni uslov je provjera kvaliteta zapisa nakon prijenosa podataka i periodična provjera sigurnosti podataka tokom perioda čuvanja medija za skladištenje.

Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na tok dokumenata bez papira imaju priliku da uštede značajan prostor koji je ranije zauzimala arhivska pohrana. Automatizirane tehnologije mogu značajno ubrzati kancelarijski rad u pripremi datoteka za arhivsku pohranu.

Na kraju službene godine, cjelokupna baza dokumenata ustanove formirana tokom godine u postupku evidentiranja dokumenata se sortira po predmetima. Podaci o dokumentima organizacije za prošlu godinu koriste se za sastavljanje inventara svih dokumenata grupisanih po predmetima. Unutar dosijea, dokumenti su raspoređeni po redoslijedu kojim su primljeni. Za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja, takav spisak spisa predmeta se štampa u obliku internog inventara i upisuje na početku predmeta.

Arhivska pravila predviđaju sastavljanje inventara dosijea za trajno i dugotrajno skladištenje. Prisutnost automatiziranog računovodstvenog sistema omogućava vam da kreirate dokumentarne inventare koji su prije bili nemogući tradicionalnom tehnologijom papira zbog njihovog radnog intenziteta. Ovakvi popisi uvelike olakšavaju i ubrzavaju traženje potrebnih dokumenata u arhivi, osiguravaju njihovo evidentiranje i sigurnost.

U slučaju predaje dokumenata u državnu pohranu na zahtjev arhivskih organa, na osnovu popisa dokumentacije lako se mogu izraditi generalni inventari za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja.

Zaključak

Dakle, završna faza procesa papirologije je priprema izvršenih dokumenata za skladištenje i upotrebu. Glavna svrha organiziranja i čuvanja izvršenih dokumenata je stvaranje uslova za njihovu upotrebu u referentnom radu institucija i popunjavanje Državnog arhivskog fonda Ruske Federacije. Brza pretraga i upotreba ovakvih dokumenata zavisi od pravilnog evidentiranja predmeta i njihovog popisa. Arhivske baze podataka su od velike vrijednosti za zemlju.

U toku pisanja ovog kursa sagledao sam proceduru obrade i vođenja predmeta, kao i postupak njihovog dostavljanja u arhivu odjeljenja. Za sigurnost dokumenata koji su u fazi kancelarijskog rada odgovorni su šef kancelarije, sekretar, referent i dr. Moraju obezbijediti kontrolu sigurnosti dokumenata u strukturnim jedinicama i pojedinačnim izvršiocima, te blagovremeno izvještavati rukovodstvo ustanove o svim prekršajima. Inventar služi kao glavni računovodstveni i referentni alat u kancelarijskom radu i arhivi. Pored toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta naučnog referentnog standarda koji obezbjeđuje operativno računovodstvo predmeta i inventara.

Posebna pažnja je posvećena čuvanju dokumenata u elektronskom obliku zbog prelaska kancelarijskog rada na kompjuterizovane tehnologije. Razmotreno je pitanje pouzdanosti pohranjivanja dokumenata u elektronskom obliku i navedeni načini za njegovo osiguranje, kao što su: osiguranje stabilnog napajanja, pravovremene rezervne kopije, obavezna antivirusna zaštita, kao i prevencija i dijagnostika korištenjem posebnih uslužnih programa (pomoćnih programa). ).

Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na tok dokumenata bez papira imaju priliku da uštede značajan prostor koji je ranije zauzimala arhivska pohrana.

Bibliografija

1. GOST R 1.5-92 "Državni sistem standardizacije Ruske Federacije. Opšti zahtjevi za konstrukciju, prezentaciju, dizajn i sadržaj standarda M., Izdavačka kuća Standardi", 2012

GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije M., Izdavačka kuća Standardi, 2011.

Andreeva V.I. Rad sa dokumentima u kancelarijskom radu. Tok dokumenata kompanije (na osnovu GOST-a Ruske Federacije). - M.: AD "Poslovna škola "Intel-Sintez", 2012. - 144 str.

Andreeva V.I. Kancelarijsko upravljanje: Praktični vodič / 9. izdanje, ispravljeno i prošireno. - M.: AD „Poslovna škola „Intel – Sinteza“ zajedno sa DOO „Časopis „Upravljanje personalom“, 2013.

Alekseeva E.V., Afanasjeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arhivski aspekti u uredskom radu: ispitivanje vrijednosti dokumenata // Sekretarski poslovi 2010. br. 1. str.79-83.

Basakina N.V. Organizacija pripreme i predaje u arhivsku pohranu dokumenata ustanova različitih oblika svojine // Sekretarski poslovi 2011. br. 3. P.87-90.

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji M., VNIIDAD. 2010.

Kancelarijski rad: Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; uređeno od T.V. Kuznetsova. - M.: JEDINSTVO - DANA, 2013.

. Kancelarijski rad u preduzeću" - praktični vodič, A.B. Barikhin, M. 2011

Kirsanova M.V., Savremeni kancelarijski rad: Udžbenik. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 20012.

Kuznjecova T.V. Zašto su sekretaru potrebni normativni i metodološki dokumenti o kancelarijskom radu // Sekretarski poslovi 2012. br. 1. C.4.

Mosyagina O.V., Emysheva E.M. Savremeni zahtjevi za formiranje i izvođenje predmeta // Sekretarski poslovi 2010. br. 4. P.32-36.

Osnove zakonodavstva Ruske Federacije o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima M., Državna arhivska služba Rusije, 2009.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive. M., 2011.

Spisak standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Rosarhiv, 2013.

Priručnik za kancelarijski rad. Minsk. Polymya 2013

Sankina L.V. Karakteristike uredskog rada u malim i srednjim poduzećima // Uredski rad 2010. br. 2. P.17.

Sotov P.V., Tikhomirov A.N. Kancelarijski rad: uzorci dokumenata: Uputstva, GOST. M.: Prospekt, 2011-80 str.

Tutoring

Trebate pomoć u proučavanju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite svoju prijavu naznačite temu odmah kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.

Federalni zakon „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ utvrđuje rokove za čuvanje dokumenata u odjelima. Prije ulaska u državnu ili opštinsku pohranu, arhivska dokumenta pohranjuju se u arhivu odjela, u skladu sa rokovima utvrđenim zakonom. Dakle, odjelno čuvanje dokumenata je pohranjivanje arhivske dokumentacije u odsječnoj arhivi prije podnošenja na državnu pohranu. Iz toga slijedi da je glavni i glavni zadatak pohrane dokumenata odjela sigurnost arhive organizacije prije direktnog prijenosa u državno skladište.

Prikupljanje arhivske građe za odeljensko skladištenje dokumenata, u skladu sa važećim zakonodavstvom, vrši se na osnovu spiskova koje sastavljaju državni i opštinski arhivi. Nevladine organizacije, kao i fizička lica, posebno su uvrštene na ove liste na osnovu sporazuma.

Da bi se utvrdila što potpunija lista izvora za nabavku resorne arhive, identifikovane su sve organizacije koje djeluju u zoni nabavke arhiva. Nakon toga, za organizaciju odjeljenskog čuvanja dokumentacije, potrebno je uspostaviti kontakt sa svim ovim organizacijama: uspostaviti poslovne kontakte, analizirati strukturu i funkcije. Za odeljensko skladištenje dokumenata veoma je važno poznavanje sastava i funkcija arhiva svih organizacija u regionu. Da bi se to postiglo, vrši se detaljna analiza planskih izvještaja i drugih dokumenata, pregledavaju se inventari i spiskovi predmeta. Nakon provođenja svih ovih aktivnosti, donosi se zaključak: da li je potrebno imati odjelno skladište dokumenata ove organizacije. Ovisno o tome koji se dokumenti čuvaju u arhivi odjela, sastavlja se pasoš arhive organizacije. Arhivski pasoš organizacije sadrži podatke o uslovima čuvanja dokumenata, broju skladišnih jedinica, kadrovima u arhivi odjela itd.

Jedan od najvažnijih problema čuvanja resorne dokumentacije je sigurnost tih istih dokumenata tokom čitavog perioda skladištenja. Zahtevi za obezbeđivanje bezbednosti arhivske dokumentacije odeljenja regulisani su „Osnovnim pravilima za rad organizacionih arhiva“, usvojenim odlukom Odbora Rosarhiva od 02.06.2002. Za rješavanje ovog problema potrebno je stalno preduzimati mjere za razvoj i unapređenje materijalno-tehničke baze arhiva. Potrebno je izvršiti blagovremene popravke objekata, skladišnih objekata i arhivske opreme. Obuka zaposlenih takođe igra veoma važnu ulogu. Dobre kvalifikacije arhivista i odgovornih za kancelarijski i arhivski rad znače pouzdanost i sigurnost dokumenata.

Kao što je već postalo jasno, kompletnost i kvalitet dokumenata primljenih na državno i opštinsko skladištenje direktno zavisi od pravilne organizacije odeljenskog skladištenja dokumenata. Ovjeravanje arhiva odjela igra vrlo važnu ulogu u tome.

Prvi zakonodavni akti o organizaciji skladištenja arhivskih dokumenata u odjelima u Rusiji. Opšti propisi iz 1720. godine, kao prvi korak u stvaranju regulatornog okvira za odeljensko skladištenje arhivskih dokumenata.

Odeljensko skladištenje arhivskih dokumenata u Rusiji u 19. veku. “Opšte osnivanje ministarstava” (1811) i drugi podzakonski akti ministarstava i odeljenja o resornom čuvanju arhivske dokumentacije.

Organizacija resornog čuvanja arhivskih dokumenata u SSSR-u u predratnom periodu (1917-1941). Arhivski dekreti RSFSR-a 1918-1920. o principima organizacije odeljenskog skladištenja arhivskih dokumenata u Sovjetskoj Republici. Pitanja odjeljenja čuvanja dokumenata i odluka konferencija i kongresa arhivista RSFSR-a 1920-ih. I Kongres arhivista RSFSR-a u Moskvi 1925. o problemima „arhivskog dela sadašnjeg kancelarijskog posla” i potrebi formiranja odeljenskih arhiva. Oživljavanje “odsječnih arhiva” u sovjetskom arhivskom poslovanju. „Pravilnik o arhivskom upravljanju RSFSR-a (1929)” o odjeljenskom čuvanju dokumenata. Formiranje u SSSR-u sistema odeljenskih arhiva sa pravom trajnog čuvanja arhivskih dokumenata. Koncept “posebnog skladišta” u državnim arhivima.

Rezolucija Centralnog izvršnog komiteta i Savjeta narodnih komesara SSSR-a „O ustrojstvu arhivskih poslova u narodnim komesarijatima i drugim centralnim institucijama SSSR-a“ (1936.) i njenoj ulozi u formiranju sovjetskog koncepta odjelnog skladišta. GAU NKVD SSSR-a i arhivi odjela: 1938-1941. Organizacija odjelnog skladištenja arhivskih dokumenata u SSSR-u tokom Velikog domovinskog rata.

Glavni trendovi u razvoju resornog skladištenja dokumenata u SSSR-u kasnih 1950-ih – 1980-ih Rezolucija Savjeta ministara SSSR-a „O mjerama za racionalizaciju režima čuvanja i boljeg korištenja arhivske građe ministarstava i odjela” (1956.). problemi skladištenja sovjetskih odjela i načini njihovog rješavanja. Pravilnik o Državnom arhivu SSSR-a, 1958. Prelazak na planirani početak i sistematski prelazak u državnu pohranu dokumenata akumuliranih u arhivama odjela.

Pravilnik o Državnom agrarnom univerzitetu SSSR-a i mreži centralnih državnih arhiva (1961). Dalje jačanje sistema resorne arhive sa pravom trajnog čuvanja arhivske dokumentacije. Mesto odeljenskog skladištenja arhivskih dokumenata u opštem arhivskom sistemu SSSR-a.

Reforma sistema arhiva odeljenja u Ruskoj Federaciji u periodu „perestrojke“ Osnovna pravila za rad odeljenskih arhiva (1986). Pokušaji da se zakonski reše problemi odeljenskog skladištenja dokumenata Državnog arhiva SSSR-a u službenim i alternativnim nacrtima zakona o arhivskoj delatnosti (kraj 1980-ih).

Problemi formiranja ruskog odjelnog skladišta i osiguravanja sigurnosti dokumenata u arhivima odjela u uvjetima rasformiranja institucija i odjela SSSR-a i RSFSR-a (ljeto - jesen 1991.). Uredba Vlade Ruske Federacije „O postupku odeljenskog skladištenja dokumenata i njihovoj organizaciji u kancelarijskom radu“ (1993): opšte i posebno u poređenju sa sovjetskim konceptom modela iz 1980. godine, specifičnosti određivanja pravnog statusa odeljenjske arhive. Pitanja odjeljenja čuvanja arhivskih dokumenata u Ruskoj Federaciji u “Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima” (1993) i u “Pravilniku o Arhivskom fondu Ruske Federacije” (1994).

Odjeljensko skladištenje dokumenata kao smjer administrativne prakse državnih i općinskih institucija Ruske Federacije. Problemi formiranja ruskog odjelnog skladišta i osiguranja sigurnosti dokumenata u arhivama odjela u sadašnjoj fazi. Pravni osnov za odeljensko skladištenje arhivskih dokumenata i dokumenata AF Ruske Federacije i aktivnosti resornih arhiva u Ruskoj Federaciji. Federalni zakon „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ (2004), drugi savezni zakoni Ruske Federacije o periodima čuvanja dokumenata u odjelima, postupku čuvanja i korištenja dokumenata organizacija.

Problem želje pojedinih odjela da dobiju pravo na trajno skladištenje dokumenata i Uredba predsjednika Ruske Federacije „O Ministarstvu vanjskih poslova Ruske Federacije“ (14.03.1995.). Skladištenje depozita i zakonodavstvo „O državnim tajnama“ (1997), „O odbrani“, „O bezbednosti“, „O FAPSI“, „O organima Federalne službe bezbednosti u Ruskoj Federaciji“ itd.

Specijalizovani resorni arhivski fondovi Ruske Federacije. Depozitni arhiv kao problem u formiranju punopravne osnove istorijske nauke i informatičkog društva u cjelini.

Struktura odjeljenskih arhiva, sastav njihovih dokumenata. Glavne vrste ruskih odjelnih arhiva, njihovi zadaci i glavne funkcije. Vrste i organizacioni oblici odeljenjske arhive. Savremeni zahtjevi za arhivu organizacije. Problem kreiranja i kompletiranja elektronske arhive, IT tehnologija. Outsourcing u arhiviranju. Karakteristike djelatnosti odjelnih arhiva sa tradicionalnim i elektronskim sastavom dokumenata. Elektronski arhivi organizacija i ustanova: struktura, oblici njihove upotrebe.

Novi aspekti rada Rosarhiva sa ministarstvima, odeljenjima i industrijskim fondovima sa pravom čuvanja arhivskih dokumenata. Problem “javnosti” arhivske građe odjeljenja. Evolucija "odsječnog arhiva" u sadašnjoj fazi razvoja ruske države i društva. Izgledi za razvoj arhiva odjela u Ruskoj Federaciji.

Najznačajniji resorni arhiv Rusije na saveznom nivou, koji nije uključen u sistem Rosarhiva. Istorijat arhiva, sastav fondova, glavna područja delatnosti arhiva. Specifičnosti čuvanja i korišćenja arhivskih dokumenata. Istraživačka i izdavačka djelatnost arhiva. Društveno-pravna djelatnost arhiva. Organizacija rada istraživača u čitaonici arhiva. Učešće arhiva u međunarodnoj arhivskoj saradnji.

Arhiv predsjednika Ruske Federacije (AP RF). Ukaz predsjednika Ruske Federacije “O arhivi predsjednika Ruske Federacije” (31. decembar 1991.). Prisustvo ograničenja u pristupu dokumentima Ruske Federacije o upravnim prekršajima. Važeći „Pravilnik o arhivi predsjednika Ruske Federacije“.

Centralni arhiv Federalne službe bezbednosti Rusije (CA FSB RF). Ukaz predsjednika RSFSR-a od 24. avgusta 1991. br. 84 „O arhivama KGB-a“. Zakon RSFSR “O rehabilitaciji žrtava političke represije” (1991). Zakon Ruske Federacije „O organima Federalne službe bezbednosti u Ruskoj Federaciji“ (1995, sa izmenama i dopunama 2014).

Istorijsko-dokumentarni odjel Ministarstva vanjskih poslova Rusije (IDD MIP Ruske Federacije). Arhiv vanjske politike Ruske imperije (AFP RI) i Arhiv vanjske politike Ruske Federacije (AFP RF) dvije su komponente IDD Ministarstva vanjskih poslova Ruske Federacije.

Arhiva Ministarstva unutrašnjih poslova Ruske Federacije. Arhiv Ruske pravoslavne crkve.

Seminar 1. Osnove predmeta “Državni, opštinski i resorni arhivi”

Državno skladište

Slika 10. Šema „Organizacija nabavke državnih arhiva sa mašinski čitljivim dokumentima. Opcija 3."

Slika 14. Upotreba jednog arhivskog formata pri sastavljanju državne arhive DMN-a.

Slika 16. AIPS “Regulatorna i metodološka osnova arhivske industrije”. CD ROM. Snimak ekrana.

Slika 17. Mapa portala Federalne arhivske službe „Arhiv Rusije“ ( www.rusarchives.ru). Snimak ekrana.

Slika 18. Odeljak „Fond” programskog paketa „Arhivski fond”. Prvi ekran služi za unos osnovnih podataka o fondu. Snimak ekrana.

Slika 19. Odjeljak „Inventar“ programskog paketa „Arhivski fond“ namijenjen je za unos podataka o inventaru fonda. Snimak ekrana.

Slika 20. Glavni meni režima „Administrator“ programa „Arhivski fond“. Fin administrator kreira arhivski pasoš, održava rubrikator, uništava podatke i kontroliše pristup.

Slika 21. Kartica fonda programa „Računovodstvo arhivskog fonda“ AD Insoft. Snimak ekrana.

Slika 22. Inventarni karton za program „Računovodstvo arhivskog fonda“ AD Insoft. Snimak ekrana.

Slika 23. Kartica za opis skladišne jedinice programa „Obračun arhivskih fondova“ AD Insoft. Snimak ekrana.

Slika 24. Kreiranje knjigovodstvene dokumentacije u programu „Računovodstvo arhivskog fonda“ AD „Insoft“. Snimak ekrana.

Slika 25. Glavni meni administratorskog režima programa „Katalog fondova“. Tu počinje rad sa programom – unos podataka kreiranih programom „Arhivski fond“. Snimak ekrana.

Slika 26. Ažuriranje podataka u programu “Stock Catalog”.

Slika 27.

Slika 28.

Slika 29. Upisivanje digitalizovanih dokumenata na CD-ROM. Fotografija.

Kreiranje niza elektronskih slika eksponata u Državnom ruskom muzeju skeniranjem. Projekat koncerna “Elektronski arhiv”. Fotografija.

Slika 31. Elektronski inventar na Internetu: DB o fondu Vojno-privredne uprave Sibirske kozačke vojske u Civilnom vazduhoplovstvu Omske oblasti (ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin /arc.cgi). Snimak ekrana.

Slika 32. Indeks metričkih knjiga u Centralnoj državnoj upravi Republike Tatarstan na Internetu ( www.archive.gov.tatarstan.ru/home/_metbooks/). Snimak ekrana.

Slika 33. Tematski katalog „Dokumenti iz istorije rata 1812. u RGVIA. Snimak ekrana.

Slika 34. Nominalni indeks među fondovima u državnoj upravi Omske oblasti. Snimak ekrana.

Slika 35. Katalog fotografija Središnjeg državnog arhiva KFFD. Snimak ekrana.

Slika 36. Elektronski katalog dokumentarnih filmova KFD RSA na Internetu ( http://rgakfd.ru ). Snimak ekrana.

Odeljak o mehanizaciji i automatizaciji arhivskog posla bio je uključen u udžbenik iz 1966. godine: Teorija i praksa arhivskog posla u SSSR-u. Udžbenik. M., 1966. P. 310-372.

Gelman-Vinogradov K. B. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. Vol. 1 Područja primjene. Klasifikacija. M., 1980. Tačka 2. Problemi upotrebe u istorijskim istraživanjima. M., 1982

Automatizovani sistemi za pronalaženje informacija u arhivima: Metod. dodatak / Ed. O.A. Mihailov, komp. B.A. Armaderova i dr. M., 1985; Unapređenje AIPS-a za tematske komplekse arhivskih dokumenata. M., 1987.

Automatizovani sistemi u arhiviranju. (Restauracija i konzervacija dokumenata pomoću AIPS-a). Dokumentarni AIPS / Rep. ed. O.A.Mihailov. M., 1985. 72 str.; Sistemi za automatizovano pretraživanje i elektronsku restauraciju arhivskih dokumenata. M.: NIC KD SSSR, 1989. 58 str.

Mikhailov O.A. Elektronski dokumenti u arhivima. Ed. 1st. M.: Dijalog-MSU, 2000. Aka. Elektronski dokumenti u arhivima: problemi prijema, čuvanja, upotrebe. Analitička kompilacija stranih i domaćih iskustava. /Rosarkhiv, ROIA, RGA NTD. 2. izd., dop. M., 2000. 325 str.; To je on. Elektronski dokumenti u arhivima: problemi prijema, čuvanja, upotrebe. Analitički pregled stranih i domaćih iskustava. /Rosarkhiv, ROIA, RGA NTD. 3. izd., dop. M., 2002. Book 1.2.

Kuznjecov S.L. Kancelarijski rad na računaru. M., 2001.

Alekseeva E.V., Afanasjeva L.P., Burova E.M., Arhivologija. Udžbenik. M.:Profobrizdat, 2002. P.244-263.

Naš kurs se fokusira na tehnologije za rad sa dokumentima na tradicionalnim medijima, mada se razmatra i iskustvo rada sa tehnotronskim arhivima zbog činjenice da su principi kreiranja baza podataka na tehnotronskim i tradicionalnim dokumentima u velikoj meri slični.

Gelman-Vinogradov K.B. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. Vol. 1. Područja primjene. Klasifikacija. M.: MGIAI, 1980. P.11.

Tamo. P. 19.

Sistemi indeksiranja detaljno su obrađeni u radovima K.B. Gelman-Vinogradova (Indeksiranje klasifikacijskih shema za kataloge dokumentarne građe // Issues in archival science. 1960 No. 8. P. 19-29); Petrovskaya I.F. (Klasifikator predmetno-tematske građe // Ibid. 1959. br. 1. str. 56-80); K.I. Rudelson (Katalozi dokumentarnog materijala u arhivima SSSR-a. M., 1958).

Vorobyov G.G. Sistemi za pronalaženje informacija: trenutno stanje i izgledi razvoja//Sovjetski arhivi. 1975. br. 5. str. 16-25.

Romanov E.S. Chukova O.S. Neka pitanja metodologije za razvoj informacionih sistema zasnovanih na kompjuterskim mašinama za probijanje // Sovjetski arhiv. 1972. br. 1. str.63-72.

Klasifikaciju dokumenata na osnovu toga predložio je V.P. Čerenin (Čerenjin V.P. Neki problemi dokumentacije i mehanizacije pronalaženja informacija. M.: MNI, 1955.)

Bogatov B.N. O katalogizaciji dokumentarne građe u državnim arhivima // Problemi arhivistike. 1959. br. 4. str. 33.

Teorija i praksa arhivistike u SSSR-u. M., 1966. P.340.

Rakov B.M. O pitanju mehanizacije naučnog, referentnog i informatičkog rada arhiva // Pitanja arhivistike. 1959. br. 3. P.32-33.

Gelman-Vinogradov K.B. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. Izdanje 1. M., 1980. P.23-27.

Nikolaev A.D. O pitanju mehanizacije knjigovodstva dokumenata. (Iz iskustva Istraživačkog instituta za aeroklimatologiju) // Problemi arhivistike. 1959. br. 2.

Nikolaev A.D. Nove vrste dokumentacije i korištenje tehnologije u informacijske svrhe // Problemi arhivistike. 1960. br. 8. P.56.

Teorija i praksa arhivistike u SSSR-u. M., 1966. P.347.

Gelman-Vinogradov K.B. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. Vol. 1. P.30-31.

Sistemi za pronalaženje informacija za institucionalne dokumente // Sovjetski arhivi. 1984. N 3. P.65-69; Vorobyov G.G. Sistemi za pronalaženje informacija: trenutno stanje i perspektive razvoja // Sovjetski arhivi. 1975. N5. P.16-25; Gaskin D.I., Shaposhnikova A.S., Mikhailova V.G. Informaciona i jezička podrška AIPS-a za kompleks dokumenata „Arhitektura i urbanizam” // Sovjetski arhiv. 1984. N4. str.23-28; Dolgikh F.I., Mikhailov O.A. Računari u državnim arhivima SSSR-a // UNESCO časopis za informatiku, bibliotekarstvo i arhivistiku. 1983. T.5. N4. P.255; Vorobyov G.G. Problemi kibernetike u oblasti arhivske dokumentacije // Problemi arhivistike. 1963. N 4; To je on. Arhivi i traženje naučnih informacija // Problemi arhivistike. 1964. N 4; Mihajlov A.I., Černi A.I., Giljarevski R.S. Osnove računarstva. M., 1968; Oni su. Informatika je novi naziv za teoriju naučne informacije//Naučne i tehničke informacije. 1966. N 12.

Timoshuk L.A. Informacijski mediji, njihove karakteristike i područja primjene. M., 1967.; Mayorov F.V. Kodiranje ekonomskih informacija i mašinski čitljivih dokumenata. M.: Ekonomija, 1973.

Chirchenko O.N., Strodach. E.A. Osnovni oblici mašinski percipiranih dokumenata. M., 1972.

Gelman-Vinogradov K.B., Khromchenko L.G. Kibernetika i istorijska nauka // Zbornik radova MGIAI. T. 25. M., 1967. str. 28-33. Drugo izdanje udžbenika K.B. Gelman-Vinogradova „Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u” (M., 1982.) bilo je posvećeno matematičkim metodama u istorijskom istraživanju, omogućavajući analizu mašinski čitljivih verzija istorijskih izvora – metodama. sumiranje, korelaciona i regresiona analiza, analiza sadržaja .

Prvo iskustvo upotrebe AIPS-a u arhivima i osnove njihove konstrukcije prilično su u potpunosti obrađene u radovima arhivista ovog perioda. Vidi, na primjer: Khromchenko L.G. Uloga metoda i sredstava znanstvenih i tehničkih informacija u organizaciji informatičke djelatnosti arhiva SSSR-a // Primijenjeni dokumentarni film. M., 1968. S. 95-100; To je ona. Istorija razvoja NTI u SSSR-u i naučne i informativne aktivnosti državnih arhiva. Autorski sažetak. diss. za prijavu za posao uch. korak. k.i. n. M., 1967; Avtokratova M.I., Nazin I.S., Rudelson K.I., Smoktunovich L.L. O stvaranju jedinstvenog sistema naučnog referentnog aparata za arhive SSSR-a // Pitanja arhivistike. 1965. N 1. P. 3-15; Dudarenko M.L. Katalogizacija arhivskih dokumenata i upotreba opreme za brojanje i bušenje za izdavanje informacija (Iz iskustva arhiva Ministarstva odbrane SSSR-a) // Pitanja arhivistike. 1963. N2. P.86-91; To je on. O pitanju mehanizacije informacionog rada u arhivima //Zbornik radova sa naučnog skupa o arhivskim pitanjima u SSSR-u. M, 1965. T. 1. P. 517-533; Gelman-Vinogradov K.B., Rudelson K.I. Neki problemi mehanizacije pretraživanja informacija (na primjeru arhivskih fondova SSSR-a) //NTI. 1962. N8. P.21-27 itd.

Teorija i praksa arhivistike u SSSR-u. Udžbenik. M., 1966. P. 310-372.

Filenko E.N. Uvođenje elektroničke računalne tehnologije u sustav upravljanja (Povijest izdanja) // Sekretarski poslovi. 2003. br. 6. P.30.

Filenko E.N. Uvođenje elektroničke računalne tehnologije u sustav upravljanja (Povijest izdanja) // Sekretarski poslovi. 2003. br. 6. P.29.

Larin M.V. Upravljanje dokumentima u organizacijama. M.: Naučna knjiga, 2002. P.166.

Gelman-Vinogradov K.B. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. M.1980. Vol. 1. P.46.

Larin M.V. Upravljanje dokumentima i nove informacione tehnologije. M.: Naučna knjiga, 1998. P.21.

Vidi, na primjer: Mikhalchuk A.M. Sistem dijaloga za praćenje izvršenja dokumenata u Ministarstvu električne i tehničke industrije SSSR-a // Sovjetski arhiv. 1982. br. 6. P.52-54.

Larin M.V. Upravljanje dokumentima u organizacijama. M.: Naučna knjiga, 2002. P.165.

Prema A. Sokovi, u Kanadi 1970-ih, obim protoka dokumenata se udvostručio u SAD, godišnji porast iznosio je 72 milijarde dokumenata (Sokova A.N. Načini smanjenja toka dokumenata // Sovjetski arhiv. 1983. br. 5. P; 3 -10.)

Mašinogram je papirni dokument kreiran kompjuterskom tehnologijom i izrađen na propisan način.

K.B. Gelman-Vinogradov navodi sljedeće podatke: do kraja 1970-ih u svijetu je postojalo oko 300 apstraktnih časopisa koji su se pripremali kompjuterski i objavljivali na magnetnim trakama. (Gelman-Vinogradov K.B. Op. cit. Issue 1. P.39).

Ilizarov B.S. Industrijski sistem naučnih i tehničkih informacija o upravljanju dokumentima i arhiviranju // Sovjetski arhivi. 1981. br. 3. P.21.

Banasyukevich V.D., Grum-Grzhimailo Yu.V., Chernin E.A. Na putu stvaranja automatizovanog informacionog servisa // Domaći arhiv. 1999. br. 2. P.27-32.

Komisija za primenu matematičkih metoda i računara u istorijskim istraživanjima izdavala je informativne biltene i tematske zbornike: Matematičke metode u istorijskim istraživanjima. M., 1972; Matematičke metode u socio-ekonomskim i arheološkim istraživanjima. M., 1981; Kvantitativne metode u sovjetskoj i američkoj historiografiji. M., 1983; Matematičke metode i računari u istorijskim istraživanjima. M., 1985. Vidi također: Kovalchenko I.D. Metode istorijskog istraživanja. M., 1987; Kovalchenko I.D., Borodkin L.I. Savremene metode proučavanja istorijskih izvora korišćenjem računara. M., 1987.

Pravilnik o Državnom arhivskom fondu SSSR-a. Odobreno Rezolucijom Vijeća ministara SSSR-a od 4. aprila 1980. br. 274. //Sovjetski arhiv. 1980. br. 4. P.6.

Smjernice za organiziranje dokumenata u računalnim centrima // Jedinstveni sistem organizacijske i administrativne dokumentacije koji se koristi u automatiziranim sistemima upravljanja i tradicionalnim metodama upravljanja. M., 1976. P.201-214; Spisak dokumenata nastalih u radu računarskih centara, sa naznakom perioda njihovog čuvanja u računarskom centru // Ibid. str. 215-232.

Tsaplin V.V. Organizacija skladištenja dokumenata u računarskom centru // Razvoj sistema za obradu podataka pogodnog za upotrebu u automatizovanim sistemima upravljanja. (Zasnovano na materijalima sa sastanka ko-programera u Rigi 27-29. marta 1973.). M., 1973.S. 79-81; Mirošničenko A.V. O klasifikaciji i ispitivanju vrijednosti dokumenata automatiziranog sistema upravljanja // Sovjetski arhivi. 1979. br. 6. str. 53; Gelman-Vinogradov K. B. Matrični nosioci informacija kao istorijski izvor // Izvorne studije ruske istorije. 1975. M., 1976. S-41-57; To je on. Mašinski čitljivi dokumenti u SSSR-u. Vol. 1 Područja primjene. Klasifikacija. M., 1980; Vol. 2. Problemi upotrebe u istorijskim istraživanjima. M., 1982; Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O odabiru mašinski čitljivih dokumenata za državnu pohranu // Sovjetski arhivi. 1981. br. 3. str. 14-20; Oni su. O arhivskom skladištenju i korištenju mašinski čitljivih dokumenata // Sovjetski arhivi. 1985. br. 3. str. 3-11; Chereshnya A. T. O izvornoj studiji planskih dokumenata na računalnim medijima // U knjizi: Izvorna studija i historiografija. Posebne historijske discipline. Sat. članci. M., 1980; To je on. O odabiru dokumenata od tijela za planiranje za državnu pohranu // Sovjetski arhiv. 1982. br. 4; Chereshnya A.T. Naučna i istorijska vrednost mašinski čitljivih dokumenata//Sovjetski arhivi. 1983. br. 5; Vinogradov V. M., Gelman-Vinogradov K. B., Chereshnya A. G. Mašinski čitljivi dokumenti (neki aspekti analize izvora i formiranja arhivskih kompleksa) // Istorija SSSR-a. 1984. br. 4.

Ovog gledišta zastupao je O.N. Chirchenko i E.A. Strodach.

Privremene smjernice za cijelu industriju o davanju pravne snage dokumentima na magnetnoj vrpci i papiru nastalim kompjuterskom tehnologijom // Bilten normativnih akata ministarstava i odjela SSSR-a. 1981. br. 9. P.3-9.

Gelman-Vinogradov K.B. O naučnoj i istorijskoj vrednosti mašinski čitljivih dokumenata // Sovjetski arhivi. 1983. br. 5. P.11.

Tamo. P.14.

Pravilnik o postupku odabira, prihvatanja u arhivu i izdavanja dokumenata kreiranih računarskom tehnologijom potrošačima. M., 1983; Upotpunjavanje centralnog državnog arhiva SSSR-a dokumentima automatizovanih kontrolnih sistema specifičnih za industriju. Smjernice. M., 1985; Približna lista zadataka koje rješavaju industrijski automatizirani kontrolni sistemi, s naznakom roka trajanja za zadatke. M., 1985.

Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O arhivskom skladištenju i korištenju mašinski čitljivih dokumenata // Sovjetski arhivi. 1985. br. 3. str. 6

Postupak odabira i prihvatanja u arhivu dokumenata kreiranih računarskom tehnologijom / RNIC KD; VNIIDAD. M., 1995.

Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O arhivskom skladištenju i upotrebi mašinski čitljivih dokumenata // Sovjetski arhivi. 1985. br. 3. str. 9

Planirano je da se spiskovi glavnih zadataka koje rješava automatizovani sistem upravljanja odobri u državnom arhivu.

Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O odabiru mašinski čitljivih dokumenata za državnu pohranu // Sovjetski arhivi. 1981. br. 3. str. 17.

To se odnosi na odabir za skladištenje MSD-a za zadatak koji obavlja glavnu funkciju kompleksa zadataka koji se razmatra i u njemu zauzima najvažnije mjesto.

Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O arhivskom skladištenju i upotrebi mašinski čitljivih dokumenata // Sovjetski arhivi. 1985. br. 3. str. 6.

GOST 6.10.4-84. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe.

Na primjer, domaće magnetne trake iz ranih 1980-ih imale su rok trajanja do 15 godina.

RD 50 524-84. Metodička uputstva. Postupak čuvanja dokumenata na računarskim medijima. M., 1985.

Pally H.E. Kompjuteri i nove mogućnosti pohranjivanja istorijskih informacija // Izvorne studije nacionalne istorije. 1976. M., 1977. P.194.

Slavova-Petkova S. Sadašnje stanje i trendovi razvoja NSA sistema za arhivske dokumente // Sovjetski arhivi. 1988. br. 1. P.99.

Automatizovani sistemi za pronalaženje informacija u arhivima: Metod. dodatak / Ed. O.A.Mikhailov, sastavio B.A.Armaderov i drugi M., 1985. str. 18-19.

Zanimljivo je iskustvo Centralnog partijskog arhiva Bugarske. Tamo je napravljen automatizovani NSA (inventar na magnetnim medijima) u fazi privremenog skladištenja, u takozvanoj aktuelnoj arhivi CK BKP (gde su dokumenti čuvani 10 godina). Inventari na papiru i paralelno na magnetnim medijima dostavljeni su Centralnom partijskom arhivu radi popunjavanja Inventarne banke podataka. Dakle, CPA nije iznova kreirao inventar, što je značajno uštedilo troškove rada. (Slavova-Tetkova S. Izrada i održavanje kataloga pomoću elektroničkih računala // Sovjetski arhiv. 1990. br. 3. str. 86).

Mikhailov O.A. Shaposhnikov A.S. Automatski sistemi za pronalaženje informacija iz dokumenata u državnim arhivima // Sovjetski arhivi. 1982. br. 4. str. 28.

Različiti izvori pružaju različite informacije o veličini baze podataka. Tako je u članku O.A.Mihailova i A.S.Shaposhnikova navedeno da je sistem pretraživanja uključivao 130 hiljada dokumenata pohranjenih u 100 arhiva. Od toga je objavljeno 22 hiljade (Mikhailov O.A. Shaposhnikov A.S. Automatski sistemi za preuzimanje informacija iz dokumenata državnih arhiva // Sovjetski arhivi. 1982. br. 4. str. 28.)

Automatizovani sistemi za pronalaženje informacija u arhivima: Metod. dodatak / Ed. O.A.Mikhailov, sastavio B.A.Armaderov i drugi M., 1985. P. 16-17.

Tamo. C 93, 101.

Obim baze podataka je 110 hiljada dokumenata pohranjenih u sedam saradničkih arhiva. (Mikhailov O.A. Shaposhnikov A.S. Automatski sistemi za pronalaženje informacija iz dokumenata državnih arhiva // Sovjetski arhiv. 1982. br. 4. str. 28.)

Istorija arhitektonskih spomenika i urbanističkog planiranja Moskve, Lenjingrada i njegovih predgrađa: Tezaurus. Smjernice / Državni agrarni univerzitet SSSR-a; TsGIA SSSR; NIC TD SSSR. M., 1985.

Raskin D.I. Šapošnjikov A.S., Mihailova V.G. Informaciona i jezička podrška AIPS-a za kompleks dokumenata „Arhitektura i urbanizam” //Sovjetski arhiv.1984. br. 4. P.24.

Efimenko R.N., Kuzelenkov V.N. ASNTI na osnovu dokumenata Ustanove za civilno vazduhoplovstvo SSSR-a: postupak izvršavanja zahteva // Sovjetski arhiv. 1987. br. 2. str. 82-85.

Efimenko R.N., Kuzelenkov V.N. ASNTI prema dokumentima Državne uprave za vazduhoplovstvo SSSR-a: računovodstvo i skladištenje mašinskih zapisa //Sovjetski arhivi. 1988. br. 2. P.94.

Tezaurus za pronalaženje informacija zasnovan na dokumentima Državne akademije likovnih umjetnosti SSSR-a. Sovjetski period / Glavni arhiv SSSR-a; VNIIDAD. M., 1982. 454 str. Predrevolucionarni period. M., 1981. 144 str.; Istorija arhitektonskih spomenika i urbanističkog planiranja Moskve, Lenjingrada i njegovih predgrađa: Tezaurus. Smjernice / Državni agrarni univerzitet SSSR-a; TsGIA SSSR; NIC TD SSSR. M., 1985; Tezaurus informacija i pronalaženja zasnovan na dokumentima iz državnih arhiva SSSR-a (sovjetski period) / VNIIDAD. Izvođač I.V. Bezborodova, R.N.Efimenko, O.A.Ivankova i dr., 1986. 358 str.

Sistemi za automatizovano pretraživanje i elektronsku restauraciju arhivskih dokumenata. M.: NIC KD SSSR, 1989. 58 str.

Medvedeva G.A., Krasikova V.F. Naučni opis arhivske filmske i fotodokumentacije za izradu naučnog referentnog aparata na automatizovan način // Unapređenje AIPS-a za tematske komplekse arhivskih dokumenata. M., 1987. P.3-12.

Medvedeva G.A. Golovkina T.A. Opis i indeksiranje zvučnih zapisa u procesu stvaranja AIPS-a za dokumente Državne akademije likovnih umjetnosti SSSR-a//Sovjetski arhiv. 1986. br. 6. str. 48-50.

Automatizovani sistemi u arhiviranju. M., 1985. str. 46.

Mikhailov O.A., Malyshev M.I., Pospelov V.V. Osnovna projektna rešenja za razvoj automatizovanog sistema za obradu slika ASOFiz Naučno-istraživačkog centra TD SSSR-a//Automatizovani sistemi u arhiviranju. (Restauracija i konzervacija dokumenata pomoću računara. Dokumentarni AIPS) Zbornik naučnih radova. M.: Izdavačka kuća. NIC TD, 1985. P.11.

Budući da se američka arhivistika pri klasifikovanju dokumenata ne rukovodi principom porekla, klasifikaciona jedinica je arhivska grupa (analogno fondu ili zbirci), koja je podeljena na delove - serije prema funkcionalnom ili tematskom principu.

Burke F.G. Nacionalni arhivi i upravljanje dokumentima u SAD//Sovjetski arhiv. 1988. br. 3. str. 99.

Prema Tikhonov V.I. i Yushina I.F. već sredinom 1980-ih u zapadnoj Evropi i SAD-u, od 50 do 80% vladine dokumentacije je prvobitno kreirano u mašinski čitljivom obliku (Tihonov V.I., Yushin I.F. Formiranje i razvoj arhiva mašinski čitljivih podataka u 1960-im - 1980-im / / Domaći arhiv 1998. br. 6. str. 39.)

Do 1970. godine, posle dve godine rada, odeljenje NSRS je ukupno imalo 5 miliona tomova PN, 2 hiljade dosijea. (Danilenko I.I. Tanonin V.A. O radu sa mašinski čitljivim dokumentima u stranim arhivima // Sovjetski arhivi. 1984. br. 2. str. 75.).

Tabela je sastavljena na osnovu podataka iz udžbenika I.M. Garskova „Baze podataka i banke podataka u istorijskim istraživanjima“ (M., 1994. str. 17-19.)

Borodkin L.I. Arhiva MChD na geografskoj karti//Informativni bilten Komisije za primenu matematičkih metoda i računara u istorijskim istraživanjima pri Odeljenju za istoriju Ruske akademije nauka. 1992. br. 6.

Danilenko I.I., Tsaplin V.V. O odabiru mašinski čitljivih dokumenata za državnu pohranu // Sovjetski arhivi. 1981. br. 3. str. 18.

Kiselev I.N., Šapošnjikov A.S. Rad sa mašinski čitljivim dokumentima u danskim arhivima // Domaći arhivi. 1995. br. 3. str. 115.

U Engleskoj - od 19 do 1900 funti sterlinga, u SAD-u - od 400 do 600 dolara. (Danilenko I.I. Tanonin V.A. O radu sa mašinski čitljivim dokumentima u stranim arhivima // Sovjetski arhivi. 1984. br. 2. str. 75.)

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formiranje i razvoj arhiva mašinski čitljivih podataka 1960-ih - 1980-ih // Domaći arhivi. 1998. br. 6. str. 46.

Danilenko I.N. Tanonin V.A. O radu sa mašinski čitljivim dokumentima u stranim arhivima // Sovjetski arhivi. 1984. br. 2.

APDA: Arhiva i automatizacija.

Kiselev I.N. Informacione tehnologije u arhivi (Na osnovu materijala XII Kongresa Međunarodnog arhivskog saveta) // Informativni bilten Udruženja "Istorija i kompjuter M.", 1997. N 20. P. 71-85.

Danas se informacije o bazama podataka koje razvijaju arhivi objavljuju na web stranici „Arhiv Rusije“, u časopisima „Domaći arhiv“, „Bilten arhivista“, biltenu Udruženja „Istorija i računarstvo“, periodici regionalne arhive. organi upravljanja i zonska naučno-metodološka veća.

Banasyukevich V.D. Informatizacija društva i državna arhivska služba // Sovjetski arhivi. 1990. br. 1. P.83.

Za više detalja pogledajte predavanje 3.

Registraciju vrši, na primjer, Naučno-tehnički centar „Informregister“, koji objavljuje katalog „Ruske baze podataka“. Moskovske organizacije su dužne da registruju baze podataka kreirane budžetskim novcem u registar informacionih resursa i sistema Moskve.

Garskova I.M. Baze podataka i banke podataka u povijesnim istraživanjima. M., 1994. P.33.

Ograničenja pristupa ovoj vrsti informacija određena su osnovnim zakonodavstvom Ruske Federacije „O Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima“, zakonom „O državnim tajnama“ i drugim.

www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml

Tamo. U svjetlu raširene kompjuterizacije matične knjige, zanimljivo je da je po novom zakonu rok čuvanja ove kategorije dokumenata u organizacijama 100 godina.

Kiselev I.N. Informatizacija arhivske djelatnosti // Glasnik arhivista. 1996. br. 1. P.60.

Koncept informatizacije arhivske djelatnosti // Glasnik arhivista 1996. N 1. str. 69.

U 2002. godini kreirane su tematske baze podataka za pronalaženje informacija u 65% arhiva 35 konstitutivnih entiteta Ruske Federacije (Informativni bilten / Federalna arhivska služba. 2003. br. 37. str. 51.)

Prema I.N. Kiselev, trošak implementacije programa iznosio je oko 100 milijardi rubalja. (u cijenama iz 1996. godine), od čega je lavovski dio (80,5 milijardi rubalja) planirano dobiti iz saveznog budžeta, 15,6 milijardi rubalja. - iz budžeta konstitutivnih entiteta federacije, 11,9 milijardi rubalja. - iz vanbudžetskih sredstava. Međutim, s obzirom na to da primanje sredstava iz budžeta nije bilo zagarantovano, morali su se birati prioriteti u realizaciji programa (Bilten Arhivista. 1996. br. 6. str. 55.)

U početku je bilo planirano da se odredbe o elektronskim dokumentima odvoje u poseban odjeljak (Larin M.V. Stvaraju se nova pravila za rad državnih arhiva // Domaći arhiv. 1997. N 2. str. 7), ali su kasnije uključene u opštim delovima zajedno sa naučno-tehničkom i audiovizuelnom dokumentacijom. Ovo ukazuje na to da se arhivistika elektronskih dokumenata sve više integriše u tradicionalnu arhivistiku.

Slične tačke postoje iu Osnovnim pravilima za rad organizacionog arhiva. (Osnovna pravila za rad arhiva organizacija / Odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 02.06.2002. M, 2003. P. 9 (klauzula 2.1.4), str. 58. (klauzula 6.6), P. 67-69 (klauzula 7.7).)

Osnovna pravila za rad državnih arhiva Ruske Federacije / Rosarhiv. VNIIDAD. - M.: Ruska politička enciklopedija (ROSSPEN), 2002. 165-167 (klauzula 7.1, 7.2).

Sertifikat odeljenja za organizaciju istraživanja i implementacije AAT Ruskog arhiva o razvoju sistema automatizovanog centralizovanog državnog računovodstva dokumenata koji se čuvaju u državnim i opštinskim arhivama. (Web stranica “Arhiv Rusije”. www.rusarchives.ru)

Bilten/Federalna arhivska služba. 2003. br. 37. str. 51. Prema internet stranici „Arhiv Rusije“, unos podataka u 2002. godini izvršilo je 12 saveznih arhiva, 96 arhiva konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, 325 opštinskih arhiva u 54 konstitutivna entiteta Ruske Federacije. Ruska Federacija.

Ista stvar. P.51.

Gubaidullin R.M. Automatske tehnologije u regionalnim arhivima. Dokumentacijski centar za suvremenu povijest Republike Udmurd // Domaći arhiv. 2003. br. 1. P.27.

Zvanična prezentacija sveruskog arhivskog sajta „Arhiv Rusije“ održana je 25. maja 2001. godine na Ruskom državnom tehničkom univerzitetu. Lokalitet je registrovan u katalozima UNESCO-a i Evropske mreže arhiva. 2002. godine, lokaciju je dnevno posjećivalo 280-320 ruskih i stranih istraživača. (Informativni bilten / Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2002. br. 34. str. 33.)

Do 2001. godine broj web stranica arhivskih ustanova iznosio je 30 u 24 sastavna entiteta Ruske Federacije. Arhivska web stranica Republike Udmurd upisana je u UNESCO-ov katalog. Internet stranica RGA NTD registrovana je u Ministarstvu štampe Ruske Federacije. (Informativni bilten/Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2002. br. 34. str. 32.)

Iako je eksperimentalni rad u ovom smjeru proveden u pojedinačnim arhivima, na primjer, 2000. godine Ruski državni arhiv KFD dobio je grant UNESCO-a za rad na digitalizaciji fotografskih negativa.

Vidi, na primjer: Dokumentacija u informacionom društvu: problemi državne regulacije upravljanja tokom prelaska na elektronske tehnologije. Materijali VIII međunarodne naučno-praktične konferencije. M., 2002; Bilten arhivista. 2002. br. 1.; Dokumentacija u informacionom društvu: unifikacija i standardizacija interresornog i korporativnog toka dokumenata. Izvještaji i saopštenja na IX međunarodnoj naučno-praktičnoj konferenciji 5-6. decembra 2002. M., 2003.

Zbornik radova sa konferencije „Elektronski dokumenti i arhivi; teorija i praksa“ 8-9. 1997, Moskva.//VNIIDAD. OCSTTI. CIF. br. 10200.

Obezbjeđenje arhiva i arhivskih fondova. Izvještaji i saopštenja na Svesaveznoj naučno-praktičnoj konferenciji. 30. novembar - 1. decembar 1999. M., 2000.

Sveruska naučno-praktična konferencija “Informacione tehnologije u arhiviranju” 14-15. decembra 2001.//Informacioni bilten/ Federalna arhivska služba. 2001. br. 30-31. P.146-151.

Arhivistika i izvorna proučavanja ruske istorije. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi. Izvještaji i poruke na četvrtoj Sveruskoj konferenciji. 24-25. aprila 2002. M., 2002.

Pored baza podataka navedenih u programu arhivske informatizacije, planirana je izrada baze podataka o materijalno-tehničkoj podršci arhivske industrije, kao i baze podataka o grobnim mjestima ratnih zarobljenika tokom Drugog svjetskog rata (prema na dokumente GARF, RGVA, TsKHIDC). (Federalni ciljni program „Razvoj i očuvanje kulture i umetnosti Ruske Federacije”. Odobren od strane Vlade 19. juna 1996. Potprogram „Razvoj arhivske delatnosti”. CIF OCNTI VNIIDAD. br. 9863.)

Informativni bilten/ Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 1999. br. 23. P.33.

Informativni bilten/ Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2000. br. 26.

Spisak radova za realizaciju potprograma „Arhiv Rusije“ federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije (2001-2005)“ za 2003. i 2004. godinu. Dodatak naredbi Ruskog arhiva (www.rusarchives.ru). Rad na programu se nastavlja i nakon reorganizacije arhivske uprave, međutim, učesnici programa moraju sklopiti dodatni ugovor.

Ovaj odjeljak predviđa rad na opremanju arhiva računarskom opremom i licenciranim softverom; dodatnu opremu telekomunikacionim sredstvima i računarsku opremu sa povećanim kapacitetom memorije u svrhu faznog uvođenja automatizovanog sistema za centralizovano državno računovodstvo dokumenata OS Ruske Federacije; izrada i održavanje web stranica arhivskih ustanova i web stranice „Arhiv Rusije“, razvoj tematskih baza podataka u arhivima.

Ostali dijelovi programa predviđaju rad na vođenju „Knjiga sjećanja“, kreiranje baza podataka o tehničkoj opremljenosti arhiva io sastavu i rokovima čuvanja dokumenata; istraživački rad na problemima objavljivanja i zaštite dokumenata u elektronskom obliku, regulatorno regulisanje upravljanja elektronskim dokumentima, ispitivanje vrednosti elektronskih dokumenata federalnih organa, eksperimentalni razvoj automatizovanih sistema za računovodstvo i kretanje dokumenata Građanskog zakonika Ruske Federacije Federacije i Ruske državne uprave za ekonomiju.

Za tekst programa pogledajte: http://www.e-russia.ru/program/

Pod „elektronskom vladom“ ne mislimo na različite web stranice Administracije predsjednika Ruske Federacije, Državne Dume, Vijeća Federacije, Vlade i federalnih ministarstava koje su sada dostupne na mreži, već portal koji, uz pomoć unakrsnih referenci i posebnih modula usluga, objedinio bi resurse u jedinstvenu cjelinu svih odjela i resursa federalnih, regionalnih, općinskih vlasti. Osim toga, koncept „elektronske uprave“ treba da obezbijedi „povratnu informaciju“ građana, odnosno mehanizam za procjenu efikasnosti vladinih aktivnosti korištenjem elektronskih tehnologija.

Gurvič V. GOELRO Plan. Ali elektronički // Rossiyskaya Gazeta. 2002. br. 121.

Http://www.e-rus.org/articles/text_programm_1.shtml

Rastu protoka dokumenata bez papira trebalo bi da prethodi pravno rešavanje pitanja pravne valjanosti elektronskih dokumenata, za šta su, pored zakona „O elektronskom digitalnom potpisu” (2002.), usvojeni predlozi zakona „O elektronskim dokumentima” i „O Dokumentaciona podrška za aktivnosti upravljanja”.

Upotreba elektronskog digitalnog potpisa u ovoj oblasti regulisana je Zakonom o elektronskoj trgovini (2002).

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Hoće li biti elektronskih arhiva u „elektronskoj“ Rusiji // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.5-19.

Electronic Russia. Specijalni projekat Nacionalne informativne službe "Strana.Ru". M., 2001. http://www.e-russia.ru/program/

Pravilnik o Federalnoj arhivskoj agenciji. Odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 17. juna 2004. br. 290. //www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/poloj_faa.shtml

U početku – Odsjek za organizaciju naučno-metodološkog rada i informatizaciju (sa CTF).

Pravilnik o stručnoj komisiji za automatizovane arhivske tehnologije Državnog automatizovanog sistema Ruske Federacije. M., 1994.

Privremeni propisi o centru za informacione tehnologije Federalne arhivske službe Rusije//Informativni bilten/Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2001. br. 32/33. P.77.

Naredba Federalne arhivske službe „O informativnoj podršci za web stranicu „Arhiv Rusije“. 25. maja 2001. // Informativni bilten / Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2001. br. 32/33. P.74.

Bilten arhivista. 2000. br. 3-4; str.158-167; br. 5-6, str. 64-97.

Bilten arhivista. 2002. br. 1. P.272-278.

Bilten arhivista. 2003. br.1. P.197-203.

Informativni bilten / Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2003. br. 38/39. P.37.

Informacioni i metodološki bilten / Upravljanje arhivima Sverdlovske oblasti. 2001. br. 14. P.8-9.

Program razvoja arhivske djelatnosti u Udmurdskoj Republici (1998-2000)/Komitet za arhivska pitanja UR. Izhevsk, 1998. Kao rukopis. SIF OCNTI VNIIDAD. br. 10449. P.32.

Čuvari istorije. Državna arhivska služba Republike Mari El ima 80 godina. Joškar-Ola, 2001. str. 105.

Arhiv Republike Altaj. Informativno-metodološki bilten. 2001. br. 11. Troškovi u ovom slučaju su navedeni za sve stavke finansiranja, a ne samo za informatizaciju arhivske djelatnosti.

Program za razvoj arhivistike u Republici Altaj. Odobreno dekretom Vlade Republike Altaj 6. decembra 1993. // Ibid. 1995. br. 1.

GANO održava bazu podataka „Photo Documents“, koja, pored napomena, uključuje 1044 slike fotografskih dokumenata do 2002. godine (Bilten Arhiva Novosibirska, 2002. br. 10, str. 13.)

Od 2001. godine arhiv prelazi na program „Arhivski fond“.

Rezolucija načelnika administracije Novosibirske oblasti „O regionalnom ciljnom programu „Očuvanje arhivskog fonda i razvoj arhivske delatnosti u Novosibirskoj oblasti“. Kao rukopis. SIF OTSNTI VNIIDAD. br. 10069.

Novosibirsk Archive Bulletin. 2000. br. 6. P.31-32.

Iz govora učesnika proširenog sastanka Upravnog odbora Ruskog arhiva // Informativni bilten/Federalna arhivska služba. 2002. br. 34. P.67.

Bilten/Uprava za arhive Amurske oblasti; GA JSC. Blagoveshchensk, 2003. br. 51. P.9.

Informacioni i metodološki bilten / Upravljanje arhivima Sverdlovske oblasti. 2001. br. 13. str. 49. Indikatori računovodstvenih i pretraživačkih baza podataka planirani su u glavnim pravcima.

Informativni bilten/Uprava Tomske oblasti. Tomsk.1994. br. 1. P.27-33.

Sažeci izvještaja regionalne naučno-praktične konferencije „Uloga i značaj automatizovanih arhivskih tehnologija u radu arhivskih ustanova i izgledi za njihov razvoj“ / Odbor za arhivska pitanja; Uprava Permske oblasti; Državni arhiv Permske oblasti. Perm, 1996. str. 30.

Tamo. str. 17-18.

Bilten arhivista. 1997. br. 2. str. 54.

U regionu Vologda, razvijen je regionalni ciljni program za automatizaciju arhivskih tehnologija u opštinskim arhivima za 2000-2001. (Vologda arhiv: problemi, pretrage, izgledi. Informativni bilten. Vologda. 2001. br. 4. str. 53).

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Hoće li biti elektronskih arhiva u „elektronskoj“ Rusiji // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.19.

Informativni bilten / Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2000. br. 27/28.

Razvoj arhivistike u centralnom regionu Ruske Federacije 1991–2000. Arhiv grada Moskve. M., 2002. Kao rukopis. SIF OCNTI VNIIDAD. br. 10 780.

Bilten/Federalna arhivska služba. 2000. br. 26.

Informativno-metodološki bilten ZNMS arhivskih ustanova Povolške regije. Samara, 2000. Broj 14.

Bilten/Federalna arhivska služba. 2002. br. 34. P.60.

Nalog Federalne arhivske službe o odobrenju Privremenog postupka za automatizovano državno računovodstvo dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije koji se čuvaju u državnim i opštinskim arhivama. 23. oktobar 2000. Kao rukopis. SIF OTSNTI VNIIDAD. br. 10577.

Arhivi rješavaju problem na različite načine. S jedne strane, nastoje da uvedu vlastite razvoje. Na primjer, u državnom arhivu Permske regije, većinu programa razvili su stručnjaci odjela AAT i IPS N.V. Rentsova i S.V. Kostarev, iako su korišteni i razvoji VNIIDAD. U Informativnom centru Mosgorakhiv neke programe kreiraju programeri centra, ali je najkompleksniji integrisani sistem, „Računovodstvo arhivskih fondova“, prema tehničkim specifikacijama arhivista kreirala kompanija za inženjering i implementaciju „Insoft“ (Moskva) . Arhivi koji ne mogu priuštiti usluge softverskih kompanija obraćaju se univerzitetima. Na primjer, Regionalni arhiv Omsk, zajedno sa Odsjekom za matematičko modeliranje Državnog univerziteta Omske regije, razvio je softverski paket za generiranje baza podataka punog teksta. (Mironenko E.M. Državni arhiv Omske oblasti // Domaći arhiv. 2003. br. 1. str. 28.)

Na primjer, CDNI Udmurdske Republike besplatno prenosi programe koje je razvio u arhive regiona Rusije, dok je istovremeno CDNI instalirao program „Obračun izvora nabavke“ koji je razvijen u Centralna državna uprava Urala. (Gubaidullin R.M. Automatizovane tehnologije u regionalnim arhivima. Dokumentacioni centar za savremenu istoriju Republike Udmurd // Domaći arhiv. 2003. br. 1. str. 25.)

Dobruškina N.I. Ilizarov B.S. Nova ideologija sistema za pronalaženje informacija zasnovanog na arhivskim dokumentima // Arhiv slike i zvuka. M.: Dokumentacioni centar "Narodni arhiv", 1996. P.41-53.

Shuvalova L.A. Rentsova N.V. O kompjuterskim programima državnog arhiva Permske oblasti // Domaći arhivi. 2000. br. 6. P.69-73.

Sažeci izveštaja regionalne naučno-praktične konferencije „Uloga i značaj automatizovanih arhivskih tehnologija u aktivnostima naučnih arhivskih institucija i izgledi za njihov razvoj“ / Komitet za arhivska pitanja Permske oblasti. Perm, 1996. P.16.

Derusova E.V. O uvođenju automatizovane arhivske tehnologije u Ruski državni arhiv // Domaći arhivi. 1994. br. 2.S. 105.

Kiselev I.N. Arhivski informacioni sistem: model i implementacija // Domaći arhivi. 1997. br. 6.S. 28-35.

Gorenek T.N. Kompjuterizacija moskovskih arhiva: od jednostavne baze podataka do integrisanog informacionog sistema (1986 - 2002) // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.20.

Gorenek T.N. Automatizirani tehnolozi: Moskovski arhivi određuju strategiju // Krug ideja: nove arhivske tehnologije. M., 1996. P.53-54.

Gorenek T.N. Kompjuterizacija moskovskih arhiva: od jednostavne baze podataka do integrisanog informacionog sistema (1986 - 2002) // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.20-26.

Kotlova T.N. Aktuelni problemi stvaranja i funkcionisanja jedinstvenog automatizovanog sistema za pronalaženje informacija ruskog civilnog vazduhoplovstva // Civilno vazduhoplovstvo Ruske Federacije: 10 godina rada. Sat. članci / Ed. S.V.: Rospen, 2002.

Vidi više detalja Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: uvođenje informacionih tehnologija u rad arhiva//Sekretarski poslovi. 2003. br. 11, 12.

Maksimalna veličina polja za većinu DBMS-ova.

Shuvalova L.A. Osnovni principi postavljanja zadataka za razvoj računarskih programa//Zbornik radova GAPO. Perm, 2002. Izd. 2. T.2. P.151. Postoje državni standardi koji regulišu formulaciju problema (GOST 19.101-77, GOST 19.002-80, GOST 19.003-80 Jedinstveni sistem programske dokumentacije). Ali pošto su veoma složeni, GAPO je kreirao dopis za arhiviste „Osnovni principi za postavljanje računarskih zadataka“.

Na primjer, arhivska baza podataka US Internal Revenue Service je pomnije čuvana od zlatne rezerve zemlje (u Fort Knoxu). A, u isto vrijeme, nemoguće je garantirati sto posto integritet informacija. Na primjer, informacije se mogu čitati na daljinu zračenjem monitora ili vibracijom prozorskog stakla.

Zalaev G.Z. Uticaj informacione tehnologije na bezbednost arhivskih dokumenata // Izveštaji i poruke na Sveruskoj konferenciji „Bezbednost arhiva i arhivskih fondova“ 30. novembra 1999. M., 2000. P.74-78.

Bilten/Federalna arhivska služba. 2002. br. 34. P.71.

Semenova Yu.V. Kompjuterizacija ruskog civilnog vazduhoplovstva: problemi kvalitativnog rasta // Ruska civilna avijacija: 10 godina rada. Zbornik članaka/priredili S.V.Mironenko et al.: Rospen, 2002. P.192.

Pravilnik o odeljenju za sisteme za pronalaženje informacija i automatizovane arhivske tehnologije Državnog arhiva Republike Altaj. SIF OCNTI VNIIDAD. Kao rukopis. br. 9688.

Brzina procesora, RAM, a potom i kapacitet tvrdog diska.

Gorenek T.N. Kompjuterizacija moskovskih arhiva: od jednostavne baze podataka do integrisanog informacionog sistema (1986-2002) // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.20.

Gorenek T.N. Automatizirani tehnolozi: Moskovski arhivi određuju strategiju // Krug ideja: nove arhivske tehnologije. M., 1996. P.53-54

Razvoj arhivistike u centralnom regionu Ruske Federacije 1991–2000. Arhiv grada Moskve. M., 2002. Kao rukopis. SIF OTSNTI VNIIDAD. br. 10 780.

Bashkir B.S. Mikrofilmovanje, digitalizacija, fotografsko snimanje arhivskog dokumenta // Arhivski bilten zonskog centra naučnog i metodološkog saveta regiona Rusije. 2002. Issue. 6. str. 167.

Domaća arhiva. 1994. br. 2. str. 105.

Iz govora S.V. Mironenko na proširenom sastanku odbora Rosarhiva // Information Bulletin/Federal Archive Service. 2002. br. 34. P.53.

Semenova Yu.V. Kompjuterizacija ruskog civilnog vazduhoplovstva: problemi kvalitativnog rasta // Ruska civilna avijacija: 10 godina rada. Zbornik članaka / Ed. Col.: S.V.Mironenko et al.: Rospen, 2002. P.184.

Gubaidullin R.M. Automatske tehnologije u regionalnim arhivima. Dokumentacijski centar za suvremenu povijest Republike Udmurd // Domaći arhiv. 2003. br. 1. P.24.

O kompjuterskim programima državnog arhiva Permske oblasti // Domaći arhiv. 2000. br. 6. P.70.

Informativni bilten / Federalna arhivska služba Ruske Federacije. 2002. br. 34. P.32.

Kiselev I.N. Volkova I.V. Nezhdanova O.Yu. Sadašnje stanje i izgledi za razvoj sistema naučnog referentnog aparata za dokumentaciju državnih arhiva // Domaći arhiv. 2000. br. 5. str. 23.

Kompaktni optički diskovi (COD) su digitalni zvučni sistem koji se sastoji od reflektivnog optičkog diska sa unapred snimljenim digitalnim audio informacijama i optičkog uređaja za reprodukciju (GOST 27677-88 Digitalni audio sistem „kompakt diskovi. Parametri“). Optički mediji imaju niz prednosti u odnosu na magnetne medije. Ne zahtevaju posebne uslove skladištenja, imaju visoku gustinu snimanja, visok kvalitet i pouzdanost snimanja, kao i mogućnost trenutne reprodukcije na računaru (za razliku od ML).

Količina informacija na kaseti sa magnetnom trakom je 500 MB; na CD-ROM-u - 650-750 MB, na optičkim diskovima klase WORM - 230 MB -6,5 GB; DVD-ROM – 1-5 GB. Međutim, pouzdanost optičkih medija za skladištenje je mnogo veća. Dakle, na Kodak CD-ROM-u; "YAMAHA"; “Apogee”, koji koristi Arhiv grada Moskve i Ruski državni arhiv NTD, garancija kompanije je 50, 100, pa čak i 200 godina.

Gedrovich F.A. Digitalni dokumenti: problemi osiguranja sigurnosti // Bilten arhivista. 1998. br. 1. str. 120.

Khodakovsky N.I. Multimedija u historijskoj znanosti i arhivistiki // Ibid. 1998. br. 1. str. 121.

U ovom DBMS-u kreiran je integrisani sistem GAPO “Državni arhiv”.

Za više informacija o formulaciji problema pogledajte 2. predavanje.

Vidi predavanje 2.

Vidi i tamo.

Uspjeli smo pronaći informacije o prisutnosti vlastitih razvoja AAT-a u 101 državnom arhivu, 7 rukopisnih odjela muzeja, bibliotekama, arhivima Ruske akademije nauka, industrijskim depozitarnim fondovima i arhivima javnih organizacija. Ovaj broj ne uključuje arhive koje koriste industrijske baze podataka i standardne pakete kao što je Računovodstvo 1C. Govorimo o sopstvenom razvoju arhiva.

Gorenek T.N. Kompjuterizacija moskovskih arhiva: od jednostavne baze podataka do integrisanog informacionog sistema (1986 - 2002) // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.20.

Tkachenko N.A. Razvoj AIS “Arhiv organizacije” // Arhivistika i izvorna istraživanja nacionalne istorije. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi. Izvještaji i saopštenja na Četvrtoj sveruskoj konferenciji. 24-25. aprila 2002. M., 2002. P.229.

Gorenek T.N. Uredba op. // Domaći arhivi. 2002. br. 5. P.23.

Odabir za državno skladištenje upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima nevladinih organizacija. Metoda. preporuke.-M.,-1997.-58 str. „Lista naučne i tehničke dokumentacije koja podleže prihvatanju u državnim arhivima Rusije“ takođe se distribuira u elektronskom obliku. (M., 1998).

Glavni pravci razvoja arhivske građe za 2003. godinu//Informativni bilten Federalne arhivske službe. 2003. br. 38-39. P.66.

Zhigunov V.M. Sistem za određivanje kriterijuma za ispitivanje vrednosti elektronskih naučnih i tehničkih dokumenata i njegove uloge u formiranju retrospektivne dokumentarne baze za istraživanja i primenjena dostignuća // Arhivske studije i izvorne studije ruske istorije. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi. Izvještaji i saopštenja na Četvrtoj sveruskoj konferenciji 24-25. aprila 2002.

Barulin Yu.N. O pitanju stvaranja baze naučno-tehničke dokumentacije // Ibid. P. 222.

Derusova E.V. O uvođenju automatizovane arhivske tehnologije u Ruski državni arhiv // Domaći arhivi. 1994. br. 2. P.104-106.

Shuvalova L.A. Rentsova N.V. O kompjuterskim programima Državnog arhiva Permske oblasti // Domaći arhiv. 2000. br. 6. P.69-73.

Gubaidullin R.M. Dokumentacioni centar za savremenu istoriju Republike Udmurt//Domaći arhiv. 2003. br. 1. P.24-29.

Kochetkova Z.I. Održavanje baze podataka za računovodstvo u TsAODM // Domaći arhiv. 1998. br. 2. P.39-42.

U početku – Odsjek za organizaciju naučno-metodološkog rada i informatizaciju (sa CTF); od aprila 2004. godine – odjel za osiguranje sigurnosti, računovodstva, automatizirane arhivske tehnologije.

Korisnički vodič za program "Arhivski fond" (verzija 3) /Rosarkhiv. M., 2001. S. 2.

Na primjer, lista raspoloživih sredstava, lista priloženih, izgubljenih, tajnih sredstava itd.

Na primjer, spisak kadrovske evidencije; spisak inventara koji sadrži nepopravljivo oštećene dosijee; inventari čiji dokumenti podliježu restauraciji; uvezivanje; dezinfekcija; dezinsekcija; koji sadrže tekstove koji blijede; koji sadrži naučnu, dizajnersku, patentnu dokumentaciju.

Nepopravljivo oštećena, potrebna je dezinfekcija, dezinsekcija, restauracija itd.

Informacije o razvoju sistema automatizovanog centralizovanog državnog knjigovodstva dokumenata koji se čuvaju u državnim i opštinskim arhivama (web-stranica „Arhiv Rusije” http://rusarchives.ru/news/spr_sacgyd.shtml#vv)

Korisnički vodič za softverski paket “Fund Catalog” /Rosarkhiv. M., 1997. S. 2.

Tamo. S. 8.

Informativni bilten/Federalna arhivska služba Rusije. 2003. br. 38-39. P.51.

Pravilnik o državnoj registraciji dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije. Odobreno naredbom Državne arhivske službe Rusije od 11. marta 1997. N 11. Tačka 2.3.

Privremeni postupak za automatizovano državno računovodstvo dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije koji se čuvaju u državnim i opštinskim arhivama. Dodatak naredbi Rosarhiva br. 64 od 23.10.2000.

Na primer, u Gradskom arhivu Moskve, koji ima sopstveni program „Računovodstvo fondova“, od 2002. godine podaci u elektronskom formatu se šalju u Federalni arhiv za korišćenje u softverskim sistemima „Arhivski fond“ i „Katalog fondova“.

Arhivisti GAPO-a su smatrali da bi uvođenje druge verzije programa „Arhivski fond“ za njih predstavljalo korak unazad (šest godina rada) zbog mogućnosti pronalaženja informacija sistema – program „Državni arhiv“ je omogućio vrši opise na tri nivoa (fond, inventar i kartoteka), dok je druga verzija „AF“ samo na nivou fonda i inventara. Međutim, nisu poricali da bi prijenos informacija u kataloge dionica trebao biti obavljen u jednom elektronskom formatu (Zbornik radova GAPO. Perm, 2002. Izdanje 2. T.2. str. 211.)

Automatizovano računovodstvo, implementirano u Oracle okruženju (mrežni režim), funkcioniše u sedam centralnih arhiva u Moskvi. Deset arhiva kadrovske dokumentacije ima verziju koja radi pod Visual FoxPro 6.0 (lokalni režim), a potrebne informacije se svakodnevno prenose optičkim komunikacionim kanalima do centralnog servera. (Gorenek T.N. Kompjuterizacija moskovskih arhiva: od jednostavne baze podataka do integrisanog informacionog sistema (1986 - 2002) // Domaći arhivi. 2002. br. 5. str. 21). Međutim, korištenje takvog softvera moguće je samo ako arhiv ima dovoljno moćnu kompjutersku opremu. Osim toga, Oracle je skup softver. Stoga nije bilo moguće kreirati programe zasnovane na njemu za cijelu industriju.

Jedinstveni su dokumenti koji imaju izuzetne duhovne, estetske ili dokumentacione zasluge, koji kao takvi predstavljaju posebnu istorijsku vrednost i opšti kulturni značaj, jedinstveni su po sadržaju i mestu u istoriji ruske države i društva i nezamenljivi u slučaju gubitka u smislu njihovog pravnog značaja, autografije i/ili spoljašnjih znakova. (Pravilnik državnog registra jedinstvenih dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije. Odobren naredbom Federalnog arhiva br. 75 od 10.9.2001. Odobren od strane odbora Federalne arhivske službe Rusije. Zapisnik br. 2 od 27.01.2000., tačka 1.5.)

Informativni bilten Federalne arhivske službe. 2001. br. 32-33. P.184.

Zalaev G.Z. Neka pitanja tehnologije digitalizacije u arhivskoj delatnosti // Sažeci izveštaja regionalnog naučno-praktičnog skupa „Uloga i značaj automatizovanih arhivskih tehnologija u radu naučnih arhivskih ustanova i izgledi za njihov razvoj / Odbor za arhivska pitanja Uprave region Perm. Perm, 1996. P.8.

Malyshev M.I. Balakirev A.N. Stvaranje fonda osiguranja fotografskih dokumenata na optičkim diskovima: Sažeci izvještaja. VNIIDAD. OCSTTI. CIF br. 10200. L. 5. Kao rukopis.

Belokon E.A. Pruzhinin A.V. O pitanju stvaranja elektronskih kopija arhivskih povijesnih izvora // Glasnik arhivista. 1993. N 6. P. 100-102.

Shuvalova L.A. Rezultati izrade tehnološke regulative za digitalizaciju dokumenata // Zbornik radova GAPO. Perm, 2002. Izd. 2. T.2. str. 214-218.

Arhivski bilten zonskog naučno-metodološkog saveta centralnog regiona Rusije. 2002. Issue. 6. str. 175.

Optički diskovi i njihova upotreba u arhivima. M., 1993. P.23-24.

Bashkir B.S. Mikrofilmovanje, digitalizacija, fotografsko snimanje arhivskog dokumenta // Arhivski bilten zonskog naučno-metodološkog saveta centralnog regiona Rusije. 2002. Issue. 6. str. 167.

Informativni bilten Federalne arhivske službe. 2001. br. 32-33. P. 186.

Informacije sa GARF web stranice http://garf.narod.ru/news_arh.htm

Osnovna pravila za rad državnih arhiva
Ruska Federacija. M.: Rospen, 2002. P.7.5.

Rezultati razvoja arhivske djelatnosti u prvoj polovini 2002. godine // Informativni bilten Federalne arhivske službe. 2002. br. 37. str. 51.

Larina V.G. Jedinstveni klasifikator informacija o dokumentima najvažniji je element informatizacije arhivske djelatnosti // Domaći arhivi. 2002. br. 1. P.8-14.

Meltyukhov M.I. Toman T.B. Iz iskustva izrade baza podataka o materijalima najviših organa Svesavezne komunističke partije boljševika tokom Drugog svetskog rata // Arhivistika i izvorna studija ruske istorije. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi. Izvještaji i saopštenja na Četvrtoj sveruskoj konferenciji. 24-25. aprila 2002. M., 2002. str. 240-244.

Mikhailov O.A. Novo u internet pretraživanjima na osnovu 2000 izvora. M., 2001. P.65.

#G0Opšti međunarodni standard za opis arhivskih dokumenata. #G0 Odobreno od strane Komiteta za standarde specijalnih opisa. Stokholm, Švedska, 21-23. januar 1993. / Int. arhivsko vijeće. Ottawa, 1994, Međunarodni standardni arhivski opis, ISAD (G)

SGML format je pogodan za arhivski opis jer je standard opšte upotrebe, nezavisan od operativnog sistema i veličine informacija koje se opisuju.

Eremeev S.G. Standard za arhivski opis Kodirani arhivski opis: istorija i sadašnje stanje // Arhivske studije i izvorne studije ruske istorije. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi. Izvještaji i saopštenja na Četvrtoj sveruskoj konferenciji. 24-25. aprila 2002. M., 2002. P.223-226.

Mikhailov O.A. Novo u internet pretraživanjima na osnovu 2000 izvora. M., 2001. P.61.

Sastavljanje arhivskih inventara: Metodološke preporuke/Rosarkhiv; VNIIDAD. M., 2003. 144 str.

Http://rgantd.ru/ http://rgantd.ru/

Na primjer, "Dokumenti ličnog porijekla u arhivskim ustanovama Sjeverozapadnog federalnog okruga Ruske Federacije." Imenik. SPb.: TsGALI, 2002 (http://www.rusarchives.ru/guide/lf_sz/index.shtml).

Tri vodiča u tekstualnom formatu (rar ili zip arhiva).

Ruski državni arhiv književnosti i umjetnosti: Vodič kroz arhiv / Ruski državni arhiv književnosti i umjetnosti: Kompletan arhivski vodič / Russisches Staatsarchiv fur Literatur und Kunst-Voll-Standiger Archivfuhrer / Comp. K. B. Vašik, N. B. Volkova. Ed. K. B. Vašik, N. B. Volkova. München: K. G. Saur, 1996. CD-ROM izdanje. [RGALI; Lotman institut ruske i sovjetske kulture (Bochum, Njemačka)]

Kiselev I.N., Volkova I.V., Nezhdanova O.Yu. Sadašnje stanje i izgledi za razvoj sistema naučnog referentnog aparata za dokumentaciju državnih arhiva // Domaći arhiv. 2000. br. 5. P.23.; Bobrova E.V. Arhivski hipertekstualni priručnik na Runetu: iskustvo i izgledi // Domaći arhivi. 2003. br. 1. P.17.

Evroazijski orijentalistički server.http://www.orient.ru/resour/psd/index.htm

Ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi

Http://www.rusarchives.ru/guide/nkpanp/index.shtml

Http://www.rusarchives.ru/guide/rgavmf/index.shtml

Kiselev I.N., Volkova I.V., Nezhdanova O.Yu. Uredba op. //Domaći arhivi. 2000. br. 5. P.12-24.

Glavni pravci razvoja arhivistike u Ruskoj Federaciji u 2003. godini // Informativni bilten Federalne arhivske službe. 2003. br. 38-39. P. 64.

Http://archives.karelia.ru/nark/projects/mosaic

Internet verzija: http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/gano_home;

http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/ganpino_home

Internet verzija: http://rgantd.ru.

Internet verzija: http://www.photoarchive.spb.ru/photo/index

http://rgantd.ru/

Victory.rusarchives.ru/index.html

Internet verzije: http://www.archiv.ab.ru/map/maps.htm

www.rusarchives.ru/federal/rgakfd/catalog/finddocw.htm

Kalantarova N.A. Iz iskustva KFD RSA u izradi elektronskog kataloga filmskih dokumenata // Arhivski glasnik. 2000. br. 5-6. P.88-90; Bukhtab Yu.A., Kalantarova N.A. Izrada elektronskog kataloga arhivske filmske dokumentacije. Izbor softvera i praktična primjena. Okrugli sto: rad s elektroničkim arhivom: stanje i perspektive razvoja” // Glasnik arhivista. 2002. br. 1.S. 272.