Главная Дизайн интерьера

Продажа трудовых книжек сотрудникам проводки. Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику. Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах

Организация покупает бланки трудовых книжек для работников. Затем, по мере необходимости, выдает их работникам. Вопрос: как отразить в бухгалтерском учете организации операции с трудовыми книжками? Необходимо ли проводить реалицию трудовых книжек работникам?

Ответ

Стоимость приобретенных трудовых книжек отразите в составе материалов. Бланки трудовых книжек учтите за балансом. В учете сделайте проводки:

Дебет 10 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 006

Если взимаете плату за выдачу трудовых книжек, операцию отразите на счете 73. Если удерживаете плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, счет 70. По мнению контролирующих органов, выдача трудовых книжек признается реализацией, поэтому надо начислить НДС. Проводки в учете при выдаче книжек тогда такие:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Дебет 73 Кредит 91-1

Дебет 91-2 Кредит 10

Если трудовые книжки выдаете сотрудникам безвозмездно, в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

В день выдачи трудовой книжки спишите бланк с забалансового учета:

Кредит 006

Обратим внимание, что имеется арбитражная практика, свидетельствующая о том, что выдача трудовых книжек не признается реализацией, следовательно, НДС начислять не нужно (см. постановления ФАС Северо-Западного округа и ). Поэтому организация может не начислять НДС при выдаче трудовых книжек, но тогда надо быть готовой отстаивать такую позицию в суде.

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

НаталииГусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля ИДПО «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Бухучет и налоги

12.79313 (6,7,8,9,21)

Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено Правил, утвержденных .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

материалов на одноименном (как активы, используемые для управленческих нужд ()) с последующим списанием на прочие расходы;
товаров на «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату* ( Правил, утвержденных ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного ).

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на «Бланки строгой отчетности» в условной оценке* ( Правил, утвержденных ).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах , . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России и ).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством ().

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение ( Правил, утвержденных ).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа и . Следовательно, выдача трудовых книжек(безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС ().*

Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость испорченных трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19
- списана восстановленная сумма НДС;

Кредит 006
- списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода ( , письма , ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации ().

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит ().

Если организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать (п.). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника ( , НК РФ). Подтверждает это Минфин России в .

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

К сведению

Свернуть Показать

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1

Свернуть Показать

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Пример 2

Свернуть Показать

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

К сведению

Свернуть Показать

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример 4

Свернуть Показать

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Пример 6

Свернуть Показать

К сведению

Свернуть Показать

К сведению

Свернуть Показать

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.

"Советник в сфере образования", 2009, N 5

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются защищенной полиграфической продукцией. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения ими работодателей. Обеспечением могут заниматься распространители - юридические лица и индивидуальные предприниматели при условии соответствия требованиям, установленным объединением "Гознак" Минфина России. Работодатели обеспечиваются этими документами на платной основе согласно договору.

Обратите внимание! На все закупки для государственных или муниципальных нужд за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования распространяется действие Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

Правила ведения, учета и хранения трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в учреждении ведутся:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в Приложениях N N 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет кадровая служба или другое подразделение учреждения, оформляющее прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также серии и номера трудовых книжек и вкладышей, выданных принятым работникам, не имеющим трудового стажа.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственного за их ведение лица, которое по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за их оформление, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), утвержденным Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной в свою очередь Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как того требует п. 44 Правил. Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по рыночной цене.

В случае первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 разд. 8 Правил).

В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 "Бланки строгой отчетности" по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.

Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей отражается записями:

Приобретены бланки трудовых книжек бюджетным учреждением:

Оплачен поставщику счет на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей:

Оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей (на забалансовом счете 03):

Увеличение счета 03.

Обратите внимание! Расходы по оплате трудовых книжек и вкладышей к ним относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н).

Налоговые аспекты НДФЛ

Если при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее учреждение-работодатель не берет плату, то их стоимость будет являться доходом работника в натуральной форме и подлежать обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).

НДС

Облагается ли НДС передача трудовых книжек работникам (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)? Налоговый кодекс РФ не содержит ответа на данный вопрос. По этой проблеме существует две точки зрения.

Согласно официальной позиции выдача трудовых книжек за плату является реализацией и облагается НДС. Некоторые авторы придерживаются данной точки зрения, другие высказывают мнение о том, что взимание платы за трудовую книжку не что иное, как возмещение затрат работодателя на приобретение бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе позиции.

Примечание. облагается НДС .

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе права собственности на товары признается реализацией товаров организацией, а согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров является объектом обложения НДС независимо от форм оплаты. Таким образом, можно сделать вывод, что продажа учреждением своим сотрудникам трудовых книжек является реализацией товаров . Такой позиции придерживается Минфин России в своих Письмах от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N 03-07-11/159.

Примечание. Взимание с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не облагается НДС .

Данная позиция основывается на определении товара для целей налогообложения, которое приведено в п. 3 ст. 38 НК РФ и гласит, что товар - это имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Трудовая книжка, заполненная на конкретного работника, не соответствует этому определению (в отличие от бланка трудовой книжки). Кроме того, выдавать сотрудникам трудовые книжки требует трудовое законодательство, и поэтому такая операция не признается реализацией и НДС не облагается. Если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 Правил, согласно которому работник, приобретая трудовую книжку и вкладыш в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении. Если плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, то согласно п. 1 ст. 39 НК РФ предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ). Если рассматривать п. 263 Инструкции N 148н, то на счете 03 "Бланки строгой отчетности" учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Из вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение приобретает бланки не для своих нужд, а для сотрудников. Следовательно, взимание платы - это возмещение сотрудниками затрат работодателя на приобретение бланков трудовой книжки, и начислять НДС не нужно.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение должно самостоятельно решить, уплачивать ему НДС со стоимости трудовых книжек или нет. Если оно решит не уплачивать НДС, то нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде. Стоит оговориться, что существует положительная судебная практика по этому вопросу.

Независимо от принятого решения учреждение не должно понести финансовые потери. Если будет уплачен НДС, эту же сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем, распространителем) бланков трудовых книжек, организация вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В ситуации, когда НДС не начисляется, все денежные средства, полученные от работника, останутся в распоряжении организации, но и права на вычет НДС, предъявленного продавцом, у нее не будет.

Налог на прибыль

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Однако расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, произведенные из бюджетных средств, не учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Отражение в бюджетном учете операций по взиманию с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее

Если они приобретались за счет средств бюджета, то следует обратиться к разъяснениям Федерального казначейства и Минфина России, изложенным в Письмах от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63, от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060.

Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

Оплатили бланки трудовых книжек (вкладышей) поставщику:

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально-ответственное лицо) на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

При выдаче трудовой книжки (вкладыша) производится начисление задолженности перед бюджетом за реализацию трудовой книжки по цене, определенной согласно п. 47 Правил:

Дебет КДБ 120510560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"

Кредит КДБ 130305730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет".

Поступили денежные средства в кассу учреждения за трудовую книжку от сотрудника:

Кредит КДБ 120510660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам".

Кредит КРБ 121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Перечисление денежных средств учреждения в доход федерального бюджета:

Дебет КДБ 130305830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

(В Заявке на кассовый расход, в поле "Код БК" (104), нужно указывать ППП 1 17 05010 01 0000 180.)

Дебет КДБ 121002180 "Расчеты с финансовыми органами по поступившим в доход прочим доходам"

Кредит КДБ 140101180 "Прочие доходы".

Примечание. Позиция Минфина России по применению КОСГУ изменилась, и рекомендуемые записи будут иными.

Рассмотрим подробнее. Доходы от возмещения расходов учреждения на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в нее следует отражать как 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие доходы от оказания платных услуг получателями средств федерального бюджета и компенсации затрат федерального бюджета" или как 000 1 17 05010 01 0000 180 "Прочие неналоговые доходы..." бюджетной классификации. Данные коды доходов должен до учреждения довести главный распорядитель бюджетных средств, в ведении которого оно находится. Вместо первых трех нулей указывается код администратора доходов - главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого учреждение находится, по перечню прямых получателей средств федерального бюджета (ППП).

Можно только уточнить, что если данные операции будут оформлять по коду доходов бюджетной классификации доходов 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие доходы от оказания платных услуг получателями средств федерального бюджета и компенсации затрат федерального бюджета", то следует применять счет 120503000 "Расчеты по доходам от оказания платных услуг".

Исходя из вышесказанного, по мнению автора, взимание платы с работника за трудовую книжку (вкладыша) нужно рассматривать как компенсацию затрат учреждению на приобретение бланков, если они были приобретены на средства, выделенные из бюджета, и учреждение не ведет иную приносящую доход деятельность, и как реализацию, если данные бланки были приобретены на средства, полученные от иной приносящей доход деятельности, или на средства, выделенные из бюджета, но у учреждения есть деятельность, приносящая доход.

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки были приобретены за счет средств от иной приносящей доход деятельности и в Генеральном разрешении имеется ссылка на получение такого вида дохода:

Дебет КРБ 240101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 230209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

Оплата трудовых книжек поставщику:

Дебет КРБ 230209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счета".

Начисление дохода от реализации трудовой книжки:

Начисление НДС в бюджет:

Одновременно списывается бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (1 штука в условной оценке 1 руб.) со счета 03.

Кредит КДБ 230304830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"

Дебет КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки были приобретены за счет бюджетных средств, но учреждение осуществляет иную приносящую доход деятельность:

Приобретение трудовых книжек учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Начисление дохода от реализации трудовой книжки с НДС:

Дебет КДБ 220503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 240101130 "Доходы от оказания платных услуг".

Начисление НДС в бюджет:

Дебет КДБ 240101130 "Доходы от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 230304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость".

Внесение в кассу оплаты трудовых книжек сотрудником:

Дебет КИФ 220104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг".

Внесение учреждением наличных денежных средств на лицевой счет в отделение Федерального казначейства:

Дебет КРБ 221003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из кассы";

Дебет КИФ 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"

Кредит КРБ 221003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Перечисление в доход бюджета суммы НДС:

Дебет КДБ 230305830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

(В Заявке на кассовый расход, в поле "Код БК" (104), нужно указывать соответствующий код доходов.)

Администратор доходов оформляет дополнительную бухгалтерскую запись по поступлению в бюджет доходов:

Есть еще один вариант записей в бюджетном учете, который применяется в практике.

Приобретение трудовых книжек учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

Оплата трудовых книжек поставщику (в том числе НДС):

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) на забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности".

Начисление дохода от реализации трудовой книжки без НДС:

Дебет КДБ 120503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 140101130 "Доходы от оказания платных услуг".

Начисление НДС в бюджет:

Дебет КДБ 220510560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"

Кредит КДБ 240101180 "Прочие доходы".

Одновременно:

Дебет КДБ 240101180 "Прочие доходы"

Кредит КДБ 230304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость".

Внесение в кассу оплаты трудовых книжек сотрудником:

Дебет КИФ 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 120503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания услуг".

Внесение в кассу суммы начисленного НДС:

Дебет КИФ 220104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 220510660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам".

Выбытие указанных денежных средств из кассы учреждения:

Дебет КРБ 121003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит КИФ 120104610 "Выбытия из кассы".

Поступление денежных средств на лицевой счет учреждения:

Дебет КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";

Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из кассы";

Дебет КИФ 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"

Перечисление денежных средств учреждения в доход федерального бюджета, полученных от реализации трудовой книжки:

Дебет КДБ 121002130 "Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг"

Кредит КИФ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Перечисление в доход бюджета суммы НДС:

Дебет КДБ 230304830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

При формировании записей по данным операциям следует принимать во внимание Письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (в данном Письме приведены примеры хозяйственных операций по отражению в бюджетном учете приобретения и учет трудовых книжек и вкладышей в них), а также Письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств.

Данные Письма фактически утратили силу с выходом Инструкции по бюджетному учету N 148н, но, по нашему мнению, их можно рассматривать в качестве примера при формировании операции по взиманию платы с сотрудников за трудовые книжки и вкладыши в них с учетом положений Инструкции N 148н.

Г.В.Мокрецова

Главный бухгалтер,

доцент кафедры

"Бухгалтерский учет, анализ и аудит"

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

Покупку предприятием трудовых книжек.
Постановку документов на учет.
Выдачу документа работнику.
Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании.

При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами: (нажмите для раскрытия)

Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка ⇓

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера.

Без согласия сотрудника удержание не производится: (нажмите для раскрытия)

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение	Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия	Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником	Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк - 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, № и дата)
		Количество		Сумма (рублей)	Количество		Сумма (рублей)
		Трудовых книжек (серия и номер)	Вкладышей (серия и номер)	Сумма (рублей)	Трудо-вых книжек (серия и номер)	Вкла-дышей (серия и номер)	Сумма (рублей)

ЗАО «Разно-сбыт»		5 шт. (серия АХ, номера с 0068435 по 0068440
Специа-лист отдела кадров Свиридова Н.П.					1 шт. (серия АХ, номер 0068435

Окончание примера.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фами-лия, имя и отчес-тво вла-дель-ца трудо-вой книжки

Серия и номер трудо-вой книжки или вкла-дыша в нее

Должность, профес-сия, спе-циаль-ность ра-ботника, который сдал тру-довую книжку или на которого заполненатрудовая книжка или вкладыш в нее

Наимено-вание места работы (с указанием структур-ного подразде-ления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо-ряжения) или иного решения работода-теля, на основании которого произве-ден прием работника

Расписка ответственного лица, принявшее-го или заполнив-шего трудовую книжку

Получе-но за запол-ненные трудо-вые книжки или вкла-дыши в них (рублей)

Дата вы-дачи на руки трудовой книжки
при увольне-нии (пре-краще-нии тру-дового догово-ра)

Расписка работни-ка в по-лучении трудовой книжки

Петров Иван Иванович

Оператор

ОАО «Сервис»

Свиридова Н.П.

Окончание примера.

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Пример 3.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС - 11 рублей). Общая стоимость бланков - 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:

В феврале:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит	Сумма, рублей
			Оплачены бланки трудовых книжек
			Учтены бланки трудовых книжек
			Учтен НДС по трудовым книжкам
			Принят к вычету НДС по трудовым книжкам
			Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности

В апреле:

Корреспонденция счетов

Сумма, рублей